Tout ce qu’il faut savoir sur le Tese URSSAF

Soucieux du développement et de la performance des entreprises implantées sur en France métropolitaine et dans les territoires d’Outre-mer, le gouvernement français a mis en place un dispositif pour leur permettre d’améliorer leur efficacité. Destiné aux employeurs souhaitant alléger une fonction importante de leur activité, notamment la partie sur la gestion du capital humain, le Tese URSSAF se révèle être une bonne alternative pour faciliter les démarches d’embauche des employés. L’embauche du personnel est une épine dans le pied de toutes entreprises, mais sa gestion devient plus facile avec les services proposés par le Tese ou Titre Emploi Service Entreprise. L’URSSAF dont le rôle consiste à collecter et répartir les cotisations et contributions sociales destinées au financement du système de Sécurité sociale, le Tese URSSAF n’est qu’une branche de ce réseau d’organismes. Quel est ce service de l’URSSAF ? À qui s’adresse-t-il ? Comment fonctionne-t-il ? Nous vous expliquons tous dans cet article.

Le Tese URSSAF : de quoi s’agit-il ?

Un dispositif du réseau URSAFF, le Tese, l’abréviation de Titre Emploi Service Entreprise, a pour principal objectif de simplifier et d’améliorer les formalités sociales relatives à l’embauche et à la gestion du personnel. Mis en place le 4 août 2008 dans le cadre de la loi de modernisation de l’économie, le Tese URSSAF est un service en ligne gratuit ouvert à toutes les entreprises pour que ces dernières puissent effectuer les démarches d’embauche et de prélèvement de cotisations sociales comme prévu par la loi. L’employeur peut accomplir toutes ses opérations d’adhésion de personnel, de gestion de paie et de déclarations, gratuitement et aisément en ligne, depuis son espace employeur et suivant les rubriques correspondantes.

Plus concrètement, l’employeur peut déléguer gratuitement à L’URSSAF certaines opérations de gestion de son entreprise telles que :

• Établir et traiter les bulletins de paie des salariés ;
• Effectuer les déclarations sociales prévues par la loi pour l’ensemble de son personnel ;
• Accomplir les démarches administratives en rapport à l’embauche d’un salarié.

Une entreprise relevant du régime général implantée en France métropolitaine ou en Guadeloupe, Martinique, Guyane, La Réunion et Saint-Martin, peut recourir à ce dispositif de l’URSSAF pour simplifier leurs formalités administratives liées à l’emploi. Les entreprises relevant du régime agricole dans les territoires Outre-Mer ont également accès au service.

Ce service digitalisé de l’URSSAF profite notamment aux entreprises en termes de temps et de coûts. Un employeur n’a plus à déléguer les tâches de gestion de paie et de déclarations sociales à un expert-comptable et à son département interne de comptable, qui peut se concentrer sur des activités plus créatrices de valeur.

Le Titre Emploi Service Entreprise du réseau URSSAF gère ses services aux entreprises depuis le Centre National de Traitement TESE. Par ailleurs, le Tese est en étroite collaboration avec les ministères du Budget, du Travail et de la Santé, de même qu’avec des organismes de protection sociale. L’administration du Tese incombe principalement à deux centres nationaux. Ce sont le centre national de Bordeaux et le centre national de Paris qui sont respectivement spécialisés par secteurs d’activités.

• Le Centre National de Traitement National de Bordeaux pour les entreprises dans les travaux publics, l’immobilier, le commerce non alimentaire, le commerce automobile, l’industrie du textile, les activités de loisirs, l’hôtellerie-restauration, l’imprimerie, l’industrie alimentaire, l’éducation, l’industrie manufacturière, la gestion de l’eau et le traitement des déchets ;
• Le Centre National de Paris pour les métiers de bouche, les services à la personne (coiffure, esthétique), le commerce alimentaire, la santé, les activités financières, le transport, l’informatique, l’architecture, la publicité, toutes les autres activités de service.

La relation URSSAF et Tese

Avant d’aller plus en détail dans ce qui est le Titre Emploi Service Entreprise, il convient dans un premier temps de comprendre le fonctionnement de L’URSSAF. Pour une revue de ce groupe d’organismes sociaux privés, l’URSSAF s’assure du recouvrement des cotisations de Sécurité sociale et d’allocations familiales. Les organismes qu’il regroupe doivent ainsi collecter les cotisations patronales et salariales auprès des employeurs tels qu’il est prévu par l’État et la loi. Les cotisations collectées auprès des entreprises sont par la suite utilisées pour financer les œuvres du système social français.

En d’autres termes, les missions de L’URSSAF sont :

• Encaisser les contributions sociales auprès des entreprises ;
• Procéder à l’enregistrement et l’immatriculation de toute personne participant à la cotisation sociale ;
• Assurer la lutte contre la dissimulation d’emploi des salariés ;
• Gérer le régime auquel sont assujettis les travailleurs indépendants ;
• Veiller au respect des règlementations en vigueur ;
• Enregistrer les déclarations liées à l’embauche des employés ;
• Gérer l’ensemble des centres de formalité, le Tese URSSAF y compris.

À qui s’adresse le service Tese URSSAF ?

Une entreprise peut avoir recours au service gratuit en ligne du TESE dès lors qu’au moins 10 de ses salariés relèvent du régime général. Cette condition d’application est effective quel que soit :

• La forme juridique de l’entreprise, c’est-à-dire une entreprise individuelle ou une société (commerciale ou de personne) ;
• Le domaine d’activité ;
• Le type de contrat de travail proposé à ses salariés (contrat de travail à durée déterminée ou indéterminée, contrat d’apprentissage, etc.).

L’utilisation du Tese par un employeur est possible dès l’embauche du salarié ou même dans le cadre d’un contrat de travail en cours. Il est important de mentionner que la mise en place du Tese URSSAF n’est pas obligatoire. Ce service est totalement facultatif. En revanche, dans le cas où une entreprise déciderait d’y adhérer, cette dernière est tenue de l’utiliser pour tout son effectif salarié.

Concernant la France métropolitaine, le Titre Emploi Service Entreprise s’adresse principalement aux employeurs immatriculés au régime général. Toutefois, pour ce qui est des territoires d’Outre-Mer dont la Guadeloupe, la Martinique, la Saint-Martin et La Réunion, le service est également ouvert aux salariés relevant du régime agricole.

Cela n’empêche pas le fait que certaines entreprises sont exclues de la liste des usagers du Tese par l’URSSAF. À savoir :

• Les entreprises relevant des régimes spéciaux (GDF, EDF, les mines, etc.)
• Les entreprises assujetties au régime agricole, pour celles en France métropolitaine ;
• Les entreprises exploitant les ressources halieutiques et aquacoles, implantées en Outre-mer ;
• Les agences de travail temporaire ;
• Les organisations patronales ;
• Les comités sociaux et économiques.

Les entreprises en dehors de cette limite peuvent pleinement bénéficier de ce service digitalisé de l’URSSAF, et ce, pour l’ensemble de leurs salariés, que ces derniers soient anciens ou nouvellement embauchés et indépendamment du type de contrat de travail qui les lient à l’entreprise. Il est également à noter que l’adhésion d’une entreprise au Tese entraîne automatiquement, et ce, de manière exclusive, l’utilisation du service pour la gestion de l’ensemble de son personnel.

Quelles sont concrètement les tâches qu’une entreprise peut déléguer au Tese URSSAF ?

Pour utiliser le service, une entreprise doit au préalable accomplir certaines de ses déclarations depuis la plateforme Tese. Il relève ensuite des centres nationaux compétents de traiter les dossiers. Ces derniers auront pour principales attributions :

• Effectuer et centraliser les différentes déclarations et opérations à traiter sur la plateforme ;
• Procéder au calcul des cotisations sociales et autres contributions obligatoires ;
• Prélever les impôts calculés du revenu à la source suivant le taux fiscal courant applicable ;
• Appliquer les avis ou bien les demandes des entreprises ;
• Fournir aux employeurs les informations importantes dans leurs espaces respectifs et rubriques appropriées portant sur :

1. La fiche de paiement ;
2. Le décompte de contributions sociales ;
3. L’attestation fiscale pour les salariés ;
4. Les bilans des activités (mensuels et annuels).

Comment adhérer au service Tese Urssaf ?

Pour adhérer au service, l’employeur doit se rendre sur le site officiel du Tese, accessible depuis ce lien. Pour ce faire, l’employeur doit se munir de son numéro Siret et le saisir dans l’espace dédié à cet effet, puis valider son action pour accéder à son compte. La confirmation de son adresse mail ainsi que son contact suivra cette étape de son adhésion à la plateforme.

Après la réception de sa demande d’adhésion et la validation de cette dernière par le centre national Tese, l’employeur recevra dans son espace utilisateur un accusé de réception pour confirmer son accès à la plateforme. Le centre lui envoie également par courriel la validation de sa demande. Par ailleurs, le numéro Siret et le mot de passe qu’il a enregistré lui permettront d’accéder à son espace personnalisé sur lequel il pourra effectuer l’ensemble de ses déclarations d’embauche et de cotisations.

Il ne faut pas oublier une autre formalité importante que l’employeur doit accomplir en parallèle à sa demande d’adhésion au service Tese URSSAF. En tant qu’adhérant du service, il est tenu de contacter l’organisme social qui régit son activité et procéder à son immatriculation.

Fonctionnement des services Tese

Contrat de travail

Le contrat de travail est la matérialisation de la relation entre un employeur et un employé sur lequel les parties prenantes précisent toutes les limites de la collaboration. Les formalités relatives à l’embauche de l’employé doivent ainsi être réalisées sur la plateforme. Un contrat Tese représente aussi bien la DPAE que le contrat de travail du salarié qu’il est judicieux de rédiger dans le cadre d’un accord de confidentialité, de non-concurrence ou bien de temps de travail particuliers. L’employeur devra y préciser tous les détails nécessaires.

Chaque contrat devra, préalablement à l’embauche, être importé sur le site du Tese. Et l’employeur est tenu de transmettre un nouveau contrat chaque fois qu’il souhaite embaucher un employé, et ce, même s’il s’agit d’un renouvellement de contrat de travail.

Une entreprise peut adhérer le Tese Urssaf en étant déjà en plein exercice, ce qui n’exclut pas la possibilité de bénéficier des avantages du service. Dans ce cas-là, elle devra établir un contrat tout en s’assurant de mentionner la date de prise de poste des salariés. Elle peut à cet effet télécharger et imprimer le certificat attestant de l’enregistrement de l’employé, apposer leur signature respective et remettre une copie du contrat au salarié.

Bulletin de paie et paiement des cotisations

La collecte des données saisies en rapport au calcul des contributions sociales et des impôts des salariés est entreprise par le centre national Tese qui se chargera ensuite de leur transmission aux employeurs sous forme de fiche de paie. Ils ont accès aux bulletins de salaire envoyés depuis leur espace personnel en plus d’être notifiés par mail.

L’employeur imprime les bulletins de paie présents dans son espace utilisateur et les transmet à ses employés. Un fichier de décompte du paiement des contributions sociales est par ailleurs produit par le centre Tese chaque mois. Ces éléments sont disponibles via son compte Tese et le centre l’informe de chaque opération de gestion qu’il réalise. Aussi, un employeur peut paramétrer le paiement de manière à ce qu’il soit automatiquement et directement prélevé de son compte.

Les avantages d’adhérer au Tese Urssaf et d’utiliser ce service

Tese Urssaf propose plusieurs avantages d’utilisation si ce n’est que faciliter les formalités de déclarations et procédures administratives liées à l’embauche auprès des entreprises. Le service en ligne allège plusieurs processus tels que :

• La mise à disposition d’un formulaire unique à remplir pour l’intégration des salariés, plus précisément, le DPAE et le contrat de travail en un seul document (contrat Tese) ;
• La déclaration en ligne et unique de l’impôt sur le revenu et des cotisations relatives à la protection sociale (caisses de retraite, assurance-chômage, congés payés des employés du BTP, transport, nettoyage industriel et manutention) ;
• Un historique des opérations effectuées pour une consultation rapide ;
• Un calcul automatique et rapide de l’impôt pour les salariés imposables à l’IR et des cotisations sociales ;
• La sécurité des données stockées dans l’espace employeur ;
• Les alertes par SMS ou par mail pour chaque actualisation d’informations de l’employeur.