L’utilisation d’un logiciel de facturation au sein d’une entreprise n’est pas une obligation exigée par les dispositions légales, quoiqu’il s’agisse d’un outil de gestion qui permet d’améliorer la performance financière à travers la simplification des tâches administratives. Un logiciel de facturation permet en effet à une entreprise de non seulement éditer ses factures de vente, mais également de profiter de diverses fonctionnalités intéressantes, comme la transmission de ces factures de vente, l’édition et la gestion des devis, la gestion des factures impayées, etc.
Le logiciel de facturation : un outil de gestion qui facilite la gestion commerciale de l’entreprise
Le logiciel de facturation représente pour une entreprise un outil informatique dont l’utilisation permet de faciliter sa gestion commerciale, et plus précisément la gestion de ses factures de vente. L’utilisation d’un logiciel pour la gestion des factures n’est pas exigée par la loi. Une entreprise est libre de choisir ses outils en termes de gestion de facturation. Mais lorsqu’une entreprise réalise un volume important de ventes, il est recommandé d’opter pour l’utilisation d’un logiciel pour une gestion plus efficace de ses ventes. Cela ne signifie pas non plus que les micro-entreprises ne peuvent pas utiliser cet outil de gestion.
Les fonctionnalités qui accompagnent un logiciel dépendent de l’outil en soi choisi par l’entreprise. Mais les fonctionnalités générales de cet outil de gestion permettent à l’entreprise d’éditer des factures en bonne et due forme pour ses ventes et de les envoyer aux clients. Elles peuvent également permettre de :
- Éditer et assurer la gestion des devis ;
- Faire la gestion des factures impayées et de relancer les clients ;
- Intégrer automatiquement les factures dans son système comptable ;
- Faire le suivi de l’évolution de l’activité, à travers des tableaux de bord simplifiés.
Le logiciel de facturation : Quels en sont les avantages de son utilisation ?
Un logiciel de facturation permet à une entreprise d’alléger sa gestion commerciale des ventes tout en restant efficace au quotidien. En effet, le logiciel de facturation Evoliz représente pour une TPE, une PME ou une grande entreprise une solution pour gérer avec efficacité son activité et faciliter sa pré comptabilité.
Un logiciel de facturation pour la centralisation des fiches clients
L’un des avantages de l’utilisation d’un logiciel de facturation est la centralisation des fiches clients sur une même base de données. En effet, le logiciel de facturation est un outil qui permet à l’entreprise de centraliser toutes les données concernant ses clients au sein de fiches paramétrables. Toutes les données concernant un client sont sauvegardées : raison et adresse sociales, taux de TVA applicable, conditions tarifaires, modes et conditions de paiement, etc.
Lors de l’édition des factures, vous pouvez utiliser les fiches clients pour remplir automatiquement les informations à apparaître dans la facture de vente. Ainsi, le logiciel de facturation assure l’unicité de l’information pour l’entreprise.
Un logiciel de facturation pour un gain de temps
Un logiciel de facturation est l’outil de gestion des ventes idéal pour économiser du temps au quotidien. En effet, il permet d’automatiser l’ensemble du processus de facturation des ventes. Les tâches de saisie des informations obligatoires et nécessaires sur chaque facture ne se font plus de façon manuelle, mais en quelques clics seulement.
Un logiciel de facturation pour réduire les erreurs
L’automatisation des tâches relatives à la facturation permet à une entreprise de réduire considérablement les risques d’erreurs, d’inexactitude et d’omissions qui peuvent survenir lors de la saisie manuelle des factures de vente. Ainsi, non seulement le risque de non-conformité est moindre par rapport aux dispositions légales, mais le logiciel réduit également le risque qu’une vente ne soit pas traduite en facture.
Un logiciel de facturation pour un meilleur suivi et contrôle
Le logiciel de facturation permet également à l’entreprise d’assurer une meilleure gestion de son activité, son poste « clients ». Il facilite ainsi :
- Le suivi de l’état de recouvrement des créances clients ;
- Les relances clients ;
- La détection des retards de paiement ;
- Le délai de règlements des clients.
De plus, le logiciel de facturation offre à l’entreprise une visibilité sur son l’évolution de son activité. Les tableaux de bord intégrés à l’outil de gestion permettent une analyse de sa performance rapidement.
Comment choisir le logiciel de facturation adapté à son activité ?
L’utilisation d’un logiciel de facturation présente bien des avantages à une entreprise, mais pour qu’il constitue un outil de gestion à la fois efficace et efficient pour l’entreprise, il est nécessaire de prendre en compte les paramètres suivants pour faire le choix de l’outil à déployer.
Le profil comptable de l’entreprise
Selon le profil comptable de l’entreprise varient ses besoins en termes de fonctionnalités du logiciel :
- Si l’entreprise externalise sa comptabilité, un logiciel doté majoritairement de fonctionnalités de facturation est largement suffisant ;
- Si par contre elle réalise sa gestion comptable en interne, il est plutôt intéressant d’opter pour l’utilisation d’un outil « tout-en-un », qui rassemble à la fois la facturation des ventes et la comptabilité.
La taille de l’entreprise
La taille de l’entreprise influence également le choix de son logiciel de facturation :
- Pour une petite entreprise, un outil de gestion de la facturation qui propose des fonctionnalités de facturation, de gestion de stocks et de comptabilité est suffisant ;
- Pour une moyenne ou grande entreprise, il est préférable d’opter pour un logiciel qui propose plus de fonctionnalités.
L’ergonomie et l’interface du logiciel de facturation
Plus le logiciel de facturation est simple d’utilisation, mieux c’est. En effet, un logiciel de facturation complexe à utiliser pour peut s’avérer être finalement inefficace. Il est donc primordial de tester l’outil avant de l’acheter.
La possibilité de configuration du logiciel de facturation
Chaque entreprise a ses propres besoins en termes de fonctionnalités, mais également en termes de configurations. C’est pourquoi la configurabilité de l’outil est un point à ne pas négliger lors du choix du logiciel.
Maintenant, c’est à vous d’opter pour le type de logiciel de facturation qui convient aux besoins de l’activité de votre entreprise. Vous pouvez choisir entre un logiciel de facturation en local et un logiciel de facturation en ligne.