Le FEC ou Fichier des Écritures Comptables est un document indispensable à toute entreprise pour exercer une activité en toute légalité. Il s’agit plus spécialement d’un rapport à remettre obligatoirement à l’administration fiscale en cas de contrôle de comptabilité, et ce depuis les années 2014. En clair, le FEC est un fichier informatisé détaillant l’ensemble des renseignements comptables d’une entreprise sur la date d’un exercice donné. Faisant l’objet d’un document standard, chacune des entreprises exerçant une activité en accord avec la loi est tenue de respecter le format, le contenu et l’organisation d’un Fichier des Écritures Comptables. Le but étant de garantir la conformité de ce dernier. Pour vous aider à y voir plus clair, découvrez dans cet article tout ce qu’il y a à savoir sur le FEC et son contenu.
Qui sont les entreprises concernées par la présentation d’un Fichier des Écritures Comptables ?
L’article 14 de la troisième loi de finances rectificative pour 2012 stipule clairement que toute entreprise informatisée, peu importe son mode d’imposition, doit présenter sa comptabilité sous la forme de Fichier des Écritures Comptables. Autrement dit, quel que soit le système d’imposition d’une entreprise incluant le paiement de l’impôt sur le revenu ou de l’impôt sur les sociétés, elle est dans l’obligation d’adresser ses exercices comptable sous forme dématérialisée pour simplifier au mieux la transmission et la lecture de celle-ci. Il en est de même pour les entreprises appartenant à la catégorie des BIC, BNC ou BA. Sont dispensées de la remise d’un Fichier des Écritures Comptables : les entreprises soumises au régime micro-entreprise.
Ce devoir de remettre chacune des données comptables dans un document informatisé sur décision de l’administration fiscale permet d’être transparent sur les comptes de votre entreprise. De quoi assurer la conformité ainsi que la cohérence des données de cette dernière avec vos déclarations fiscales. Notez bien que, dans la plupart du temps, votre entreprise peut choisir de présenter l’un des deux formats de fichiers prévus par l’administration fiscale. À savoir le fichier à plat, à organisation séquentielle et structure zonée ainsi que le fichier structuré affichant un code XML, tout en tenant compte de la structure du fichier XSD. Aussi, il est important de souligner que le Fichier des Écritures Comptables en soi est à remettre à l’administration discale sur DVD ou CD à caractère non réinscriptibles.
Quelle est l’utilité du Fichier des Écritures Comptables ?
Le FEC ou le Fichier des Écritures Comptables est un document indispensable à l’administration fiscale. C’est plus principalement le document fondamental à tout contrôle ou vérification menée par cette entité. À prendre très au sérieux, le Fichier des Écritures Comptables sert au vérificateur de comptabilité dans le cadre de la vérification de la concordance des documents comptables avec les déclarations fiscales, dans l’optimisation du temps durant le contrôle et dans l’automatisation des opérations de contrôle. Mais encore, le FEC est un article qui facilite la détection des anomalies dans la comptabilité d’une entreprise en plus de permettre la réalisation de contrôles plus efficaces et rapides.
Le Fichier des Écritures Comptables ou FEC est par ailleurs produit depuis le logiciel de comptabilité de l’entreprise. Cela dit, sans la mesure où l’entreprise vient à externaliser sa section comptabilité, l’expert-comptable en charge se doit de fournir ce document à l’intitulé. Aussi, le FEC propose un certain nombre de privilèges pour votre entreprise. Force est de constater que cet article permet d’optimiser le contrôle interne de l’entreprise, tout en garantissant la crédibilité des données financières de celle-ci. Une manpour vous d’exploiter les data pour plus tard et de bénéficier d’un rapport exact concernant l’activité réalisée par votre entreprise.
Que contient le Fichier des Écritures Comptables ?
Le document ou le FEC donné à l’administration fiscale doit généralement comporter plusieurs éléments. Ces derniers qui émanent de la comptabilité même de l’entreprise sont régis par l’Article L47A. Des informations parmi lesquelles, on recense les éléments à l’image des numéros de comptes généraux et auxiliaires, les libellés, les montants au débit et au crédit du compte de résultat, etc. En tout, un Fichier des Écritures Comptables conforme contient 18 informations. À commencer par le :
- Code journal de l’écriture comptable,
- Libellé journal de l’écriture comptable,
- Numéro sur une séquence continue de l’écriture comptable,
- Date de comptabilisation de l’écriture comptable,
- Numéro de compte,
- Libellé de compte,
- Numéro de compte auxiliaire ou à blanc si non utilisé,
- Libellé de compte auxiliaire ou à blanc si non utilisé,
- Référence de la pièce justificative,
Sans oublier, les informations relatives à la :
- Date de la pièce justificative,
- Libellé de l’écriture comptable ou l’identification littérale du motif de l’écriture comptable,
- Montant au débit,
- Montant au crédit,
- Lettrage de l’écriture comptable ou à blanc si non utilisé,
- Date de lettrage ou à blanc si non utilisée,
- Date de validation de l’écriture comptable,
- Montant en devise ou à blanc si non utilisé,
- Identifiant de la devise ou à blanc si non utilisé,
Pour ce qui est des règles de mise en forme pour la rédaction du Fichier des Écritures Comptables, c’est l’article A47 A-1 du Livre des procédures fiscales qui s’en charge.
Comment assurer la conformité d’un Fichier des Écritures Comptables ?
Vous l’aurez alors compris, les entreprises qui présentent une comptabilité informatisée doivent obligatoirement utiliser un logiciel de comptabilité en raccord avec les normes en vigueur. Très utile, ce dernier vous offre également la possibilité de mettre en place un Fichier des Écritures Comptables fiable aux yeux de la loi. Bien évidemment, qui dit éditeur fiable dit forcément document conforme. Pour vous faciliter encore plus la tâche, sachez que la direction générale des finances publiques met un outil de vérification de la validité du Fichier des Écritures Comptables à votre entière disposition.
Qu’en est-il des sanctions en cas de présentation d’un Fichier des Écritures Comptables non conforme ?
Durant un contrôle de comptabilité, l’absence de présentation ou de non-conformité du Fichier des Écritures Comptables soumet votre entreprise à de nombreuses sanctions. À savoir une amende de 5 000 euros s’il s’avère qu’une rectification a été constatée, suivie d’une majoration de 10 % des droits assignés à la charge du contribuable. Le non-respect du Fichier des Écritures Comptables initialement établi vous expose également à une évaluation par l’administration fiscale des bases d’imposition. D’autant plus si les anomalies détectées conduisent à un rejet ou une erreur de comptabilité. Enfin, gardez à l’esprit que la non-transmission du Fichier des Écritures Comptables dans une période de 15 jours après la réception de l’avis d’examen de comptabilité peut valoir une sanction de 5 000 euros à votre entreprise.