Au moment de la création d’une entreprise, il faut également penser à sa domiciliation, notamment son siège social et ses locaux. En effet, votre nouvelle entreprise doit mentionner son siège social dans ses statuts afin d’être immatriculée. Le quotidien d’une entreprise sera également plus pratique avec une boîte postale, un élément indispensable pour les courriers de votre entreprise. Ne savez-vous pas quelle domiciliation exacte choisir ? Souhaitez-vous tout connaître sur la boîte postale d’une entreprise ? Référez-vous à notre guide afin de mettre les points sur les « i ».
La domiciliation de sa société
Sachez que le fait de détenir un siège social réel est primordial pour la vie de votre société. En effet, votre entreprise est une personne juridique, elle doit avoir un nom, une nationalité, et une adresse. Sachez également que la domiciliation est le cœur de la vie juridique de votre enseigne.
Les critères de choix de son siège social
Afin de déterminer la domiciliation de votre société, nous vous conseillons de prendre en compte :
- L’endroit où vous concluez la majorité de vos contrats.
- Le lieu exact de vos réunions.
- L’endroit où vous payez vos impôts, et réalisez vos déclarations fiscales.
- Et la situation de vos services administratifs.
La domiciliation d’entreprise si vous n’avez pas de locaux ni bureaux
Vous savez sûrement que certaines professions sont plus simples, sans avoir besoin de bureaux ou locaux afin d’accueillir la structure. En effet, il suffit de coups de téléphone sans passer par un local ou des matériels dans certains secteurs. Toutefois, si vous exercez cette activité au nom de votre société, 2 solutions sont proposées par le Code du commerce :
- Vous pouvez effectuer une domiciliation dans les bureaux d’une société de « domiciliation » ou les locaux d’une entreprise.
- Vous pouvez également domicilier votre société dans l’adresse d’habitation de son représentant légal.
Les sociétés de domiciliation
Sachez que les « sociétés de domiciliation » sont des entités spéciales pour héberger les entreprises n’ayant pas un siège social. En général, ces prestataires offrent une structure vous permettant de gérer les tâches administratives communes. Pour ce faire, les deux parties doivent d’abord signer un contrat. Vous devrez ensuite le déposer auprès du greffe de Tribunal du Commerce.
Sachez que cette domiciliation commerciale correspond également à un siège social fiscal. Toutefois, la société de domiciliation doit être agréée afin de pouvoir proposer cette prestation.
La domiciliation d’entreprise en ligne
Si vous préférez séparer votre domicile juridique et votre lieu de travail, vous pouvez louer une boîte aux lettres auprès d’une entreprise de domiciliation. Cette dernière va ainsi réceptionner votre courrier à une adresse bien déterminée. Ainsi, en quelques clics, vous pouvez choisir une adresse proposée par ses prestataires.
Plusieurs entreprises optent pour cette alternative afin d’obtenir une adresse spécifique à votre activité, ou afin de changer la nationalité de votre société en définissant un siège social à l’étranger.
Sachez qu’une domiciliation correspondante uniquement à une boîte aux lettres n’est pas autorisée par la loi. Pour éviter cela, nous vous conseillons de souscrire à d’autres services de ces prestataires (transfert d’appels, location de bureaux, messagerie téléphonique personnalisée, réexpédition des courriers, etc.
Les principaux avantages de la domiciliation en ligne
L’essor du web a permis à de nombreuses sociétés de domiciliation de proposer leurs prestations directement sur internet. Dans le cas où vous ne disposez pas de bureaux ou de locaux pour accueillir votre entreprise et si vous ne souhaitez pas installer votre structure à l’adresse d’un représentant, la domiciliation en ligne se présente comme la solution incontournable.
Comme son nom l’indique, ce type de domiciliation vous permet de réaliser l’ensemble des démarches nécessaires à la création et à l’installation du siège social de votre entreprise essentiellement en ligne. Il vous permet donc d’éviter les déplacements et de réserver davantage de temps aux diverses tâches indispensables au bon développement de votre structure professionnelle.
À l’instar des sociétés de domiciliation physiques, une société de domiciliation en ligne vous offre également la possibilité d’accéder à une adresse prestigieuse. Le choix de votre adresse s’effectue sur le site du prestataire et en quelques clics, vous pouvez domicilier votre entreprise dans un quartier huppé du centre-ville de Paris ou d’une autre commune de France.
Hormis l’accès à une adresse prestigieuse et le gain de temps, sachez qu’une société de domiciliation en ligne vous propose généralement des services supplémentaires modulables et flexibles. En fonction de vos besoins et de ceux de votre entreprise, vous pouvez opter pour la location d’un bureau virtuel, le scan et l’envoi de vos courriers par email, une assistance juridique, etc.
Au niveau des prix, les tarifs des prestataires proposant des services de domiciliation essentiellement en ligne sont souvent plus abordables que ceux des sociétés de domiciliation physiques. Ils sont aussi nettement inférieurs aux dépenses que votre entreprise pourrait engager dans la location d’un local professionnel.
Pour obtenir un contrat de domiciliation en ligne, il vous suffit de réaliser quelques étapes simples :
- Se connecter à un site de domiciliation
- Choisir l’adresse qui convient à votre entreprise
- Choisir les options de gestion de courrier adaptées à vos besoins
- Choisir les services supplémentaires auxquels vous souhaitez souscrire
- Signer le contrat généré par le site
À titre d’information, la domiciliation en ligne est une excellente solution pour les freelances, les auto entrepreneurs, mais aussi pour les associations et les structures de taille plus ou moins conséquente (SARL, etc.).
Pour davantage d’informations sur les différentes possibilités de domiciliation de votre entreprise, vous pouvez vous rendre sur e-domiciliation.fr.
La domiciliation d’entreprise dans l’habitat du représentant légal
Si vous préférez définir le local d’habitation du représentant légal de votre société en tant que siège social, vous devez connaître certains détails importants.
Le représentant légal en question
Vous avez le droit de faire du domicile de votre représentant légal, votre siège social. Toutefois, vous devez bien connaître qui est votre représentant légal. Il peut s’agir de :
- Votre président si vous êtes une SAS.
- Votre gérant si vous êtes une SNC ou une SARL.
- Ou votre président de directoire ou votre directeur général si vous êtes une SA.
Nous tenons à souligner que vous ne pouvez pas utiliser le domicile d’un autre mandataire social en tant que siège social. D’un autre côté, sachez que ce type de domiciliation ne correspond pas à une autorisation de transformer le domicile en question en bureaux pour votre société. Par ailleurs, cet acte ne doit engendrer aucune jouissance anormale.
Ce procédé ne concerne qu’une domiciliation juridique. Votre société n’aura pas le droit d’affecter les locaux d’habitation afin de les transformer en bureaux ou locaux professionnels.
Domiciliation provisoire ou permanente ?
La domiciliation provisoire
Vous pouvez utiliser le local de votre représentant légal en tant que siège social pour une durée inférieure à 5 ans. Cette date sera comptée à partir du moment de l’immatriculation de votre société. Dans ce cas, vous ne pouvez pas dépasser cette limite bien mise en valeur dans votre contrat de domiciliation provisoire.
Avant que le délai de 5 ans ne soit expiré, vous devez transférer votre siège dans un autre local. Dans ce cas, votre représentant légal doit présenter les pièces justificatives de votre changement de domiciliation auprès du greffe de Tribunal du Commerce.
La domiciliation permanente
Votre entreprise peut également siéger dans le local d’habitation de votre représentant légal de manière permanente. Cela est possible à partir du moment où il n’existe aucune stipulation contractuelle ou disposition législative qui s’y oppose.
Dans le cas contraire, vous pouvez tout de même définir ce local comme votre siège social, mais uniquement de manière provisoire.
Le cas des micro-entrepreneurs à domicile
Afin d’exercer vos activités à votre domicile, vous devez respecter les réglementations dépendantes de votre habitation :
- Si vous vivez dans une ville de la Seine-Saint-Denis, des Hauts-de-Seine, ou du Val-de-Marne, c’est-à-dire des villes comptant plus de 200 000 habitants, vous pouvez travailler à domicile. Toutefois, cela est possible si aucun contrat ne l’interdit. En effet, il faut que votre activité ne gêne pas les autres occupants du local, et il faut que l’adresse soit votre domicile principal.
- D’un autre côté, si vous vivez dans une ville comptant moins de 200 000 habitants, vous pouvez y effectuer une domiciliation s’il n’existe aucune disposition l’interdisant dans votre contrat de copropriété.
Si vous aimez accueillir des clients chez vous :
- Vous devez obtenir l’autorisation du maire si vous habitez en étage.
- Vous pouvez recevoir librement votre clientèle si vous habitez au rez-de-chaussée.
Quelques remarques
- Sachez que vous n’avez plus à déclarer l’insaisissabilité de votre domicile principal.
- Vous pouvez également stocker des produits dans votre domicile, sauf s’ils sont dangereux (inflammables, toxiques, etc.).
La boîte postale pour sa société
La boîte postale est très utilisée par les entrepreneurs sans service spécialisé pour la réception et la gestion de son courrier. Grâce à cette pratique, vous pourrez détenir une adresse postale différente de votre lieu de travail, dans le cas où vous ne voulez pas un local professionnel, ou que vous ne voulez pas dévoiler l’adresse de votre siège social.
Comment ouvrir une boîte postale ?
Sachez que l’ouverture d’une BP est plutôt simple. Pour ce faire, vous devez vous rendre dans le bureau de poste le plus proche de votre siège social. Ensuite, vous devez effectuer une demande d’ouverture d’un abonnement à une boîte postale auprès d’un agent de La Poste.
Afin de bénéficier de cet abonnement, votre entreprise doit avoir un numéro de SIRET. Ce dernier prouvera également que votre siège social se situe bel et bien dans cette zone géographique. Nous tenons à souligner qu’une seule boîte postale peut être délivrée pour une société.
Une fois que vous avez remis toutes vos pièces justificatives, vous devrez choisir votre abonnement. Vous avez le choix entre une formule annuelle, mensuelle et Flexigo.Avant de signer un contrat, vous devez également choisir votre mode de paiement (carte bancaire, numéraire, chèque, etc.).
Vous pouvez également autoriser d’autres personnels de votre société à récupérer votre courrier. Pour ce faire, vous devez signer des mandats qui autorisent d’autres personnes à le faire à votre place. Sachez que certains offices proposent d’autres options plus pratiques comme la réexpédition de votre courrier par SMS, par mail, ou par des postiers. Toutefois, ces options sont bien évidemment payantes.
Après avoir ouvert votre compte compte d’abonnement à une boîte postale, vous pouvez :
- Avertir vos clients et partenaires.
- Changer l’adresse sur vos cartes visite et sur votre site web.
- Et enfin, recevoir votre courrier et vos lettres.
Quels sont les avantages d’une boîte postale pour une société ?
En ouvrant une boîte postale pour votre entreprise, vous :
- Profiterez d’un niveau élevé de sécurité et de confidentialité pour votre courrier.
- Pouvez opter pour un service de réexpédition définitive ou temporaire via votre BP.
- Pourrez récupérer vos lettres à n’importe quelle heure d’ouverture de La Poste, dans la journée.
- Obtiendrez une appellation en plus pour que vos collaborateurs puissent recevoir leur courrier dans la même boîte.
- Et vous aurez une adresse exacte pour vos courriers, si vous êtes un entrepreneur qui change souvent de siège local.
Quels sont les inconvénients de la boîte postale pour une entreprise ?
Bien que la souscription à un abonnement pour une BP soit avantageuse, cette pratique possède également quelques limites :
- L’adresse de votre boîte postale ne peut pas être légalement celle de votre siège social.
- La mention BP peut refléter un manque de stabilité de votre entreprise.
- Les services proposés par ces abonnements sont limités à la réception (et la réexpédition) de votre courrier.
- Et tous les sièges de La Poste ne proposent pas des services de boîte postale. Si votre entreprise siège dans une zone sans ces services, vous ne pourrez pas y souscrire.
En conclusion
Le fait de louer une boîte postale peut être une solution intéressante, si vous souscrivez à d’autres services de La Poste. En effet, la loi n’autorise pas une domiciliation se limitant uniquement à une boîte postale. Nous vous conseillons d’opter plutôt pour une domiciliation postale, passant par des prestataires agréés, afin d’avoir un siège social légal. Vous pouvez également choisir le domicile de votre représentant légal en tant que siège social. Quoi qu’il en soit, la domiciliation est obligatoire, et la boîte postale est intéressante