Préparer une réunion de travail : des conseils pratiques

Préparer une réunion de travail : des conseils pratiques

Dans le monde des affaires, la confiance et les premières impressions sont primordiales, en particulier si vous planifiez une réunion d’affaires importante avec de nouveaux clients ou partenaires potentiels. Si vous ne savez pas comment faire bonne impression lors de votre prochaine réunion, ne vous inquiétez pas, voici une check-list de ce que vous pourrez faire.

Créez une liste de tâches à faire

La pire chose à faire pendant une réunion est de perdre le fil de ses pensées et de passer à côté de points importants. Il est essentiel de bien comprendre tout ce dont vous avez besoin pendant la réunion et de créer une liste de choses à faire. Pour ce faire, vous pouvez utiliser des aide-mémoires et post-it plusieurs semaines à l’avance afin que vous puissiez l’examiner régulièrement et vous assurer de ne rien manquer au moment de la réunion.

Choisissez vos meilleurs vêtements

Il est important de faire bonne impression lorsque vous vous adressez à des partenaires commerciaux ou à des clients potentiels. Bien que vos mots et vos idées soient vos principaux atouts pour les convaincre, il est toujours important de garder l’air professionnel et présentable. Louer une salle de réunion à petits prix n’aura rien avoir avec la tenue que vous allez porter pour l’occasion. Se sentir confiant dans sa tenue est également un moyen facile d’instiller un peu plus de confiance dans votre manière de présider la réunion.

Videz votre esprit

Bien que la préparation d’une réunion importante puisse être éprouvante, vous ne voulez pas vous énerver et risquer de perdre votre calme ou d’oublier quoi que ce soit pendant la réunion. Prenez le temps de vous détendre le matin ou la veille de votre rendez-vous. C’est là qu’une promenade tranquille ou un après-midi de détente dans un spa est très pratique. Cela vous aidera à rester calme et à vous concentrer sur ce que vous devez faire.

Apprenez les noms des participants

Il est facile d’oublier le nom d’une personne, même si vous l’avez au bout des lèvres. Tout le monde le fait mais lors d’une réunion importante, cela peut donner une mauvaise impression. Un bon moyen d’éliminer ce problème consiste à faire vos recherches à l’avance et à connaître tous les noms des participants. De cette façon, vous ne serez pas surpris si vous essayez de parler à quelqu’un pendant la réunion. Sinon, en tant qu’organisateur, vous pourrez concevoir des badgets avec le nom de chaque personne si les participants sont nombreux.

Effectuez une sauvegarde de vos informations

Il n’ya rien de pire que de se rendre dans une salle de réunion et de découvrir que toutes vos données ont été perdues. Vous ne savez jamais ce qui pourrait arriver et il suffit que votre clé USB soit corrompue ou que vous oubliez votre disque dur externe. Assurez-vous de faire plusieurs copies de votre travail ou de votre présentation afin d’être toujours prêt en cas de pépin.

Effectuez des répétitions

En effectuant des répétitions chez vous, vous serez au courant des sujets généraux à aborder et de toutes les informations que vous devez présenter. Prenez donc le temps nécessaire et exercez-vous comme si vous êtes déjà dans la réunion. Vous vous débarrassez ainsi de vos stress et de gagner confiance en vous.