Une bonne gestion optimale du personnel est indispensable tout au long de la vie d’une entreprise. Il s’agit d’un élément important autant pour le développement que pour le bon fonctionnement. À ce titre, sachez qu’il est possible de mettre en place plusieurs attestations dédiées aux salariés. Parmi les plus utiles de toutes, nous avons l’attestation de présence. Comme son nom l’indique, ce document atteste la présence de chaque salarié sur son lieu de travail. Autrement dit, l’attestation de présence est la note qui mentionne les heures de présence de l’employé désigné au bureau. Qui plus est, la réalisation de cette attestation est obligatoire suite à la demande du salarié.
Attestation de présence
Aussi appelée : « l’attestation de présence employeur », l’attestation de présence est une attestation délivrée suite à la demande d’un employé. Quelle que soit la raison, l’entreprise doit remettre cette attestation à son salarié qui peut en avoir besoin pour différentes circonstances.
L’attestation de présence est donc un document rédigé par l’employeur dans l’idée de certifier que l’un des salariés de son entreprise est bien présent durant ses heures de travail et sur son lieu de travail.
Cela dit, il convient de bien distinguer l’attestation de présence avec le certificat de travail et l’attestation d’emploi. Cette dernière estun document remis obligatoirement au salarié dès lors que son contrat prend fin. Le certificat de travail pour sa part est un document témoignant le fait que le salarié est bel et bien employé par l’entreprise.
En quoi l’attestation de présence est-elle utile ?
Pour l’employeur, l’attestation de présence ne présente aucune utilité majeure. Ce qui n’est pas tellement le cas du salarié en entreprise. En effet, l’attestation de présence est pour le salarié une manière de justifier sa situation professionnelle et les heures durant lesquelles il a été présent sur son lieu de travail.
Nombreuses sont d’ailleurs les raisons qui poussent un salarié à demander une attestation de présence à son employeur. D’abord, un employé peut établir une demande d’attestation de présence pour démontrer qu’il est actuellement en poste pour diverses démarches. Nous pouvons citer la réalisation d’une démarche administrative, la réalisation d’une démarche juridique, la demande d’un poste en intérim, la concrétisation d’une démarche bancaire comme un prêt, etc.
Un salarié de votre entreprise peut également vous demander une attestation de présence pour finaliser son contrat d’apprentissage. Il en est de même pour l’élaboration d’une demande de stage.
Comment établir une attestation de présence ?
L’attestation de présence est un document rédigé par l’employeur sous une demande en forme de lettre simple effectuée par le salarié de l’entreprise. Généralement, cette lettre présente une déclaration sur l’honneur de l’employeur. De quoi attester clairement la présence du salarié concerné sur son lieu de travail.
En principe, le contenu mentionné sur cette attestation de présence n’est pas régi par la loi. Seulement, puisqu’il s’agit d’un document obligatoire en entreprise, cette lettre doit inclure quelques mentions légales. À savoir que l’attestation de présence doit dans un premier temps indiquer l’identité du salarié, dont son nom, son prénom ainsi que ses coordonnées.
Puis, l’attestation de présence doit mentionner le poste occupé par ce même salarié au sein de l’entreprise. Cette rubrique concerne notamment la date d’embauche et l’ancienneté du salarié dans cette même entreprise.
Comme autres éléments à insérer dans une attestation de présence, nous avons par ailleurs les informations générales à propos de votre entreprise. Sont incluses dans cette rubrique l’ensemble des informations permettant d’identifier votre entreprise. À savoir son nom, son siège, son immatriculation, les coordonnées téléphoniques et les autres.
Sur l’attestation de présence, vous devez également renseigner les dates de présence du salarié. De même pour les heures durant lesquelles ce dernier était présent sur le lieu de travail. Enfin, prenez le temps de déclarer la date et le lieu de rédaction de l’attestation de présence. C’est alors au représentant légal de l’entreprise de signer la lettre pour qu’elle bénéficie de son statut aux yeux de la loi.
Notez bien qu’une fois l’attestation de présence rédigée et signée avec soin, il est plus judicieux de la transmettre directement au salarié qui l’a demandé. Vous pouvez alors le donner en mains propres à votre salarié, par lettre simple ou encore par lettre recommandée, à vous de choisir.
Quelle est la durée de validité d’une attestation de présence ?
Ici encore, retenez que le délai de validité d’une attestation de présence n’est pas sujet à des dispositions légales. Néanmoins, la validité escomptée d’une attestation de présence varie en fonction des situations. Plus particulièrement, tant que l’ensemble des informations mentionnées sur l’attestation de présence sont vraies, la lettre demeure valide.
D’autre part, sachez que pour la réalisation de différentes démarches administratives, les documents à fournir doivent avoir moins de 3 mois, dans la majorité des cas. Ainsi, il se peut que le salarié renouvelle sa demande d’attestation de présence un certain nombre de fois.
Qu’est-ce qui distingue l’attestation de présence des autres attestations en entreprise ?
Comme vous pouvez le comprendre, chaque salarié est autorisé à demander différents types d’attestations à son employeur. Pour cette raison, il convient de bien faire la différence entre les nombreuses attestations.
D’un côté, il y a l’attestation de présence entretien permettant de certifier que la personne concernée a véritablement passé son entretien dans l’entreprise. Il y a également l’attestation d’embauche pouvant prouver l’entrée du salarié en poste chez l’entreprise. À titre indicatif, cette lettre justificative peut être sollicitée par certains établissements à l’image des banques.
D’un autre côté, nous avons l’attestation pôle emploi. En vrai, il s’agit d’un justificatif utile aux établissements bancaires. Et pour terminer, nous avons l’attestation de travail. Comme mentionné plus haut, c’est une lettre attestant que le salarié en question est bel et bien dans l’entreprise.
En ce qui concerne les stagiaires, ceux-ci sont libres de demander une attestation de stage pour prouver leur présence au cours de son stage en entreprise.