Le courrier d’entreprise reste un moyen rapide de relayer les messages commerciaux et de transmettre des informations capitales. Une lettre bien conçue et présentée sur un papier attrayant constitue un outil de communication très puissant. Pour ce faire, il est nécessaire de suivre plusieurs étapes. Ces dernières vous permettront de rédiger un courrier d’entreprise professionnel et efficace.

L’utilisation du tampon encreur

On fait généralement usage du tampon encreur pour marquer les coordonnées de l’entreprise sur des papiers administratifs. Il constitue un moyen d’information et de promotion. Mis à part l’aspect informatif et promotionnel de ce dispositif, les tampons encreurs peuvent également être utiles pour ce qui est de la classification et du rangement des documents. Des sociétés telles que www.tootampon.com vous permettent de trouver des tampons encreurs professionnels de qualité et durables.

Vous pourrez dater vos courriers, et y apposer éventuellement les informations relatives à votre entreprise : nom de la société, Siret, coordonnées, etc.

Comment personnaliser votre tampon encreur ?

Vous êtes libre d’afficher ce qui vous semble plus pertinent et logique sur votre tampon d’entreprise. Cependant, même s’il n’existe aucune contrainte particulière, certaines informations semblent capitales. Il est notamment important de préciser sur votre tampon encreur personnalisé :

  • La forme juridique de votre société : elle permet de déterminer les lois et règlements auxquels la société est assujettie (capital social minimum, relation entre les partenaires, les conditions de constitution, etc.) ;
  • Le nom de votre société : c’est la dénomination sous laquelle votre entreprise s’est enregistrée au Registre du Commerce et des Sociétés et sous laquelle elle exerce ses activités ;
  • Le numéro de téléphone ;
  • L’adresse postale et l’email, pour faciliter les échanges avec vos destinataires ;
  • Les numéros d’identification de la structure : dès son enregistrement, chaque entreprise se voit attribuer un numéro d’inscription. Les informations basiques qui concernent chaque entreprise régulièrement enregistrée sont associées à ce numéro.

Vous pouvez également envisager d’y mettre le logo de votre entreprise. Cela aura un effet sur le développement de l’image de marque de votre entreprise. Inscrire le logo sur les documents administratifs que vous expédiez permettra à vos clients ainsi qu’à vos prospects de vous identifier rapidement et facilement.

courrier d'entreprise tampon

Quelles sont les différentes parties d’un courrier d’entreprise ?

Le courrier d’entreprise est organisé pratiquement dans le même ordre qu’un courrier classique. Il commencera par l’adresse de l’expéditeur si le courrier n’est pas écrit sur du papier à en-tête.

L’adresse de l’expéditeur

Généralement, l’adresse de l’éditeur est incluse dans l’en-tête. Dans le cas où vous n’utilisez pas un papier à en-tête, mettez l’adresse de l’expéditeur en haut du courrier, une ligne au-dessus de la date. Il est préférable de ne pas écrire le nom de l’expéditeur. Indiquez uniquement l’adresse, la ville et le code postal.

Il est toujours préférable de désigner une personne spécifique de l’entreprise à qui vous écrivez. Si la personne à qui vous écrivez est un docteur ou s’il a un autre titre, utilisez-le.

Pour écrire l’adresse, utilisez le format US Post Office. Pour ce qui concerne les adresses internationales, tapez le nom du pays en lettres majuscules à la dernière ligne. L’adresse que vous devez mentionner dans la lettre se situe une ligne en dessous de la date.

La date

Cette ligne vous permettra d’indiquer la date à laquelle le courrier a été initié.

Petite note : si vous écrivez à des sociétés aux États-Unis, pensez à utiliser le format de date américain.

La salutation

Pour la salutation, utilisez le même nom que celui qui est indiqué au niveau de l’adresse, y compris la qualité ou le poste occupé si nécessaire. Il est également possible que vous connaissiez la personne à qui vous vous adressez. Dans ce cas, vous pouvez utiliser son prénom pour vous adresser à elle, afin de personnaliser votre échange, et si le caractère de votre courrier ne revêt pas un caractère trop strict. Dans tous les cas, utilisez le titre personnel et le nom ou le nom de famille suivi d’une virgule. Laissez une ligne vide après la salutation.

Si vous ignorez beaucoup du destinataire de la lettre, il est recommandé d’utiliser une salutation neutre et bien sûr non sexiste, telle que l’intitulé de son poste suivi de son nom.

Le corps du courrier

Concernant les formats de bloc et les espaces simples, pensez à justifier chaque paragraphe dans le corps du courrier. À la fin de chaque paragraphe, laissez une ligne blanche. Quand vous écrivez un courrier d’entreprise, mettez un point d’honneur à la concision.

La fermeture

La fermeture doit débuter verticalement à la hauteur de la date et une ligne après l’ultime paragraphe du corps. Seul le premier mot doit être inscrit en majuscules. Pour la signature, laissez un espace de quatre lignes entre le nom de l’expéditeur et la fermeture. Généralement, une virgule suit directement la salutation que vous effectuez.

Les boîtiers

Si vous avez joint des documents au courrier, vous devez l’indiquer en tapant Enveloppes sous la clôture. Vous pouvez indiquer le nom de chaque document inclus. Toutefois, cela reste optionnel. C’est un détail qui a le mérite de permettre de signaler au destinataire le fait qu’un document a été joint.

Les initiales dactylo

Elles sont utilisées pour indiquer l’initiateur du courrier. Si vous l’avez fait vous-même, vous pouvez ne pas mettre les initiales du dactylographe.

Quelles sont les erreurs à éviter lors de la rédaction d’un courrier d’entreprise ?

Des fautes importantes peuvent détourner l’attention du destinataire de votre courrier. L’erreur numéro un est la grammaire, qui constitue un briseur d’affaires. Votre sérieux sera en effet mis en valeur (ou inversement mis à mal) par la qualité de vos écrits. Toutefois, il existe de nombreux logiciels de traitement de texte pour vous aider à vérifier les fautes d’orthographe et de grammaire. Vous pouvez également demander à une personne ayant une bonne connaissance des règles d’orthographe de relire le courrier avant de l’expédier.

Tentez autant que possible d’utiliser un français soutenu, sans pour autant tomber dans l’excès, au risque que le destinataire ne comprenne pas votre message. Pour cela, allez droit au but et énoncez clairement la visée de votre courrier.