Pour le bon fonctionnement d’une entreprise, il est fréquent que les salariés et les dirigeants soient amenés à effectuer des déplacements. Cela engendre des frais de déplacement qui constituent des dépenses professionnelles à la charge de l’employeur. Ces frais qui sont généralement avancés donnent droit à un remboursement par l’employeur. Mais, ce remboursement se fait sous certaines conditions. Découvrez dans cet article les informations nécessaires pour bénéficier d’un remboursement des frais de déplacement.

Quelles sont les conditions à remplir pour bénéficier de frais remboursés par l’employeur ?

Les frais de déplacement faisant partie intégrante des dépenses d’une entreprise, pour bénéficier d’un remboursement, il est essentiel de produire les preuves. En effet, le salarié ou le dirigeant doit donner les justificatifs attestant que lesdits déplacements sont faits dans l’intérêt de l’entreprise. Ainsi, les pièces justificatives devront mentionner les dates et les lieux de déplacement ainsi que les kilomètres parcourus. Cependant, pour obtenir gain de cause, il est important que le moyen de transport utilisé ne soit pas la propriété de l’entreprise. De ce fait, il peut être question de transport en commun ou de service de location d’engin de leur résidence habituelle à leur lieu de travail. Dans le cas où l’employé se serait servi de son véhicule personnel, il a droit au remboursement frais kilométrique par l’employeur. Un remboursement des frais de déplacement est également possible lorsque le salarié ou le dirigeant est amené à acheter des titres d’abonnement pour payer les transports ou services.

Quelles sont les obligations de remboursement des frais par l’employeur ?

Si les employés sont tenus de produire des justificatifs pour espérer un remboursement des frais de déplacement professionnel, l’employeur également a des obligations. Ainsi, selon le Code du travail, tout déplacement effectué pour le compte d’une entreprise doit être remboursé par l’employeur. Pour ce faire, il doit mettre en place au sein de l’entreprise tous les dispositifs et solutions N2F facilitant la tâche. Il dispose de deux modalités de remboursement que sont le remboursement des frais sur la base des dépenses réelles effectuées et l’indemnisation des frais sous la forme d’un versement d’allocations forfaitaires.

Le remboursement des frais sur la base des dépenses réelles effectuées

Avec cette méthode, l’employeur a l’obligation de rembourser l’intégralité des frais engagés par le salarié. Cela se fera alors par déduction des frais réels et sous présentation des justificatifs originaux prouvant les dépenses lors du déplacement professionnel. Pour cela, l’employé devra fournir dans un délai imparti une note de frais qui regroupe toutes les dépenses et annexer les justificatifs. Toutefois, lorsque l’employé ne respecte pas les délais impartis, l’employeur n’a plus d’obligation. C’est d’ailleurs pour cela que la méthode convient aux sociétés anonymes et les dirigeants faisant partie du régime social des non-salariés.

L’indemnisation des frais sous la forme d’un versement d’allocations forfaitaires

Pour le remboursement des frais de déplacement par la méthode de l’indemnisation, l’employeur verse des indemnités forfaitaires correspondant aux frais engagés. En effet, un accord contractuel devra être convenu avec l’employé afin de déterminer le montant de l’indemnité. Il est également nécessaire pour un employeur de tenir compte des barèmes fixés par l’administration fiscale afin de fixer le montant. Ainsi, un remboursement des frais de déplacement par indemnisation ne nécessite pas de justificatifs de la part de l’employé.