Relancer un prospect par email est une activité assez courante dans le domaine du marketing digital. Elle peut être utile pour un commercial, un recouvreur, un marketeur ou, tout simplement, pour développer une entreprise. Étant donné la place actuelle du marketing digital au sein des entreprises, le moyen idéal pour relancer ses prospects reste l’envoi des emails. C’est le cas généralement des relances de mail d’une facture. En effet, c’est un canal de choix indémodable qui offre généralement d’excellents résultats.

Pour réussir une relance par email, nous vous recommandons de mettre un certain nombre de conseils en pratique. Mais comment rédiger un email de relance ? La réponse à cette question dans cet article.

Le rôle d’un email de relance

De nombreuses entreprises font usage des mails pour communiquer de façon rapide avec leurs clients. De la même manière, les créanciers peuvent s’en servir pour recouvrir chacune de leur créance. En effet, les mails de relance client sont des lettres qui remplissent plusieurs fonctions. Ces derniers jouent le rôle de fidélisation, de commercialisation, d’information ou de prospection.

Une entreprise peut faire usage d’un email de relance commerciale pour élargir sa clientèle. De même, il peut s’en servir pour relancer intelligemment un client, afin d’amener ce dernier a acheté son produit. Sans oublier l’injonction de paiement, un email de relance peut également être utilisé pour convertir un prospect en client.

Quelle est l’importance des mails de relance ?

Les mails de relance sont utilisés aujourd’hui par les entreprises, car ces derniers offrent de nombreux avantages considérables.

La suppression des barrières que peuvent rencontrer les prospects ou clients

Quelle que soit la barrière rencontrée par le prospect, l’objectif des mails de relance sera d’inciter le prospect à avancer dans le parcours d’achat. Le closing peut s’effectuer par des argumentations ciblées ou par des questions posées afin de localiser le problème. Lorsque vous n’obtenez pas de retour de la part de vos clients, alors il est recommandé de relancer intelligemment les mails de manière personnalisés.

Connaître les intentions des clients et prospects pour gagner en efficacité et en temps

Les mails de relance peuvent être utilisés dans le but d’avoir une connaissance parfaite sur le positionnement du client dans son parcours d’achat. À ce niveau, plusieurs cas de figure sont alors à observer. Par exemple, le prospect est toujours intéressé et prend le temps de réfléchir et de se renseigner. Dans ce cas précis, l’objectif principal est d’identifier les barrières que puissent rencontrer les prospects ou clients afin d’en faire des leviers. Avec un email de relance, un entrepreneur peut relancer son client après l’envoi d’un devis.

Quelles sont les règles de rédaction de mail de relance client ?

La rédaction des mails de relance client doit impérativement respecter quelques règles indispensables. Ceci afin que ces derniers puissent être beaucoup plus efficaces. Par exemple, un email de relance doit impérativement capter l’attention de votre interlocuteur. Dans un langage clair, il faut dire que tout destinataire qui procède à la lecture de message de rappel doit absolument se sentir priorisé et considéré. De ce fait, le contenu de votre email de rappel doit être riche, concis sans images ni modèle. Le mail doit faire un bref rappel du contenu du message précédent et véhiculer un message précis. L’objectif est de rafraîchir la mémoire du client et l’accrocher. En d’autres termes, ce mail doit aiguiser sa curiosité.

Un email de relance se personnalise

Pour augmenter les chances de réponse, vous devez veiller à ce que chaque email soit personnalisé pour l’interlocuteur. En lisant l’email, ce dernier doit impérativement se dire qu’il est le seul destinataire de ce mail. À ce niveau, il est recommandé de faire usage d’un LRM, car il est très efficace pour la personnalisation des emails de relance. Plus précisément, c’est un logiciel intelligent et automatisé qui apporte une aide cruciale dans la génération des prospects qualitatifs.

Un email de relance doit suivre un timing

Préalablement, il faut noter qu’envoyer un email de relance doit rester impérativement ponctuel. Par exemple sur une période de 35 à 45 jours, seulement 3 à 5 emails peuvent être envoyés. Si vous désirez rester dans la mémoire du client, alors il est recommandé d’effectuer vos envois dans un intervalle de 10 jours max.

Comment se présente un bon email de relance ?

La présentation d’un bon email de relance repose absolument sur quelques techniques non négligeables. En d’autres termes, le message de rappel doit suivre un canevas très précis.

La ligne d’objet

Il faut rappeler en premier lieu que cette partie du mail de relance est suivie du choix du destinataire. Elle reste très importante. En effet, tous les emails de relance qui ne disposent pas d’une ligne de rappel se retrouvent directement dans le spam de tout destinataire.

Aussi, le premier élément que devraient apercevoir les internautes dans leur boîte de réception est la ligne d’objet. Voilà la raison pour laquelle elle doit être très captivante et susciter la curiosité du lecteur. De même, la ligne de rappel doit être crédible, très rassurante pour ne pas laisser croire aux clients, une arnaque.

La formule de politesse

Comme dans toute lettre, la formule de politesse est indispensable lorsque vous désirez rédiger un email de relance. Pour accroître les chances de lecture par l’interlocuteur, l’entreprise peut recourir à l’usage de son nom dans le message. Cependant, il peut arriver que le destinataire soit inconnu. Dans ce cas, il suffit juste de rappeler brièvement quelques détails des échanges précédents. Cela a pour effet de rendre plus humain le courriel de rappel.

Le corps du courrier

Le corps du courrier est une partie qui est la plus importante de tout email de relance. À ce niveau, on y retrouve quatre parties essentielles à savoir : l’accroche, la mise en page, le cœur du mail et le call To Action.

L’accroche

L’accroche de votre corps du courrier doit impérativement être chaleureuse. Par exemple, il peut s’agir de « j’espère que vous vous portez à merveille ! ». À ce niveau, vous devez faire une accroche explicite, directe et très précise. Lorsque l’interlocuteur lira cette accroche, il doit être capable de savoir à quoi l’expéditeur l’invite. Voici quelques formulaires pouvant être utilisés :

  • Je vous contacte à la suite de notre précédente conversation pour… ;
  • Je vous envoie ce courrier pour… ;
  • Je vous écris parce que… ;

En commençant de cette manière, vous capterez l’attention du lecteur. Ce dernier saura automatiquement de quoi il s’agit dans le mail.

La mise en page

Pour rendre la lecture de votre mail de relance agréable, il est recommandé de sauter des lignes afin de l’aérer au maximum. Cela facilitera la lecture à tout destinataire. Pour y arriver, vous pouvez faire usage des listes à puces ou encore mettre quelques mots en gras. Ce sont des techniques pour rendre compréhensible un texte.

Le cœur du mail

Produire un contenu simple et compréhensible à tous est une recommandation non négligeable. Pour y parvenir, les entreprises doivent impérativement faire usage des vocabulaires très simples, compréhensibles et accessibles à tous. Au niveau de cette partie du mail, elles doivent aller droit au but. Cela est nécessaire afin de donner envie aux lecteurs de poursuivre sa lecture jusqu’au bout.

Le Call To Action

Connu en français sous l’appellation de « l’appel à l’action », le Call To Action se présente comme un lien, un bouton ou encore une phrase qui invite le destinataire du mail de relance à passer à l’action. En effet, cela peut l’inviter à faire un clic sur un bouton, ce qui le renvoie directement sur un formulaire d’inscription ou à prendre rendez-vous avec le service client de l’entreprise concernée.

La fin du mail de relance

La fin du mail de relance constitue la dernière étape de votre rédaction. Dans cette partie, les entreprises se doivent d’être amicales et en harmonie avec un ton agréable pour le reste du contenu. De plus, il doit y avoir une logique impeccable dans votre rédaction. Par exemple si au début de votre rédaction vous avez utilisé le ton formel, alors à la fin de votre courriel de rappel il faut faire usage du même ton. Certaines formules de politesse doivent également être employées. Il peut s’agir par exemple de « Bonne journée », « Bien à vous », « Salutations », « Cordialement ».

Travailler votre signature

En dehors de toutes les recommandations énumérées précédemment, il faut noter également que la signature est considérée comme un élément qui apportera une aide cruciale pour rassurer votre prospect. Comme évoqué un peu plus haut, les différents éléments d’un email de relance doivent être dans une cohérence totale. Il en est de même pour votre signature. Car lorsque vous verrez par exemple un de vos prospects en magasin, celui-ci se rappellera de l’interaction que vous avez eue avec lui, puisqu’il aura retenu votre signature.

Lorsque votre email de relance est efficace, vos prospects voudront peut-être vous donner une réponse ou interagir avec vous. Pour leur faciliter la tâche, il est recommandé de signer votre email de relance. Il suffit de placer les différents canaux d’accès dans votre email de relance. Il peut s’agir par exemple d’un email professionnel, d’une ligne directe ou GSM, des réseaux sociaux, d’un numéro de téléphone ou encore d’une adresse postale. Avec un de ces différents canaux, vos prospects pourront vous retrouver facilement.

Des templates pour ses emails de relance : la solution astucieuse

Nous avons principalement parlé du fond à travailler pour que son mail de relance soit le mieux perçu possible, notamment en ce qui concerne les rappels quant au recouvrement des factures. Effectivement, dans le cas d’une créance à récupérer, un commercial peut hésiter et attendre au dernier moment avant d’envoyer ce genre de message. C’est fondamentalement la crainte d’une réaction négative de la part du client qui peut créer ce stress, particulièrement quand on sait que le client n’est pas entièrement satisfait de la commande en cours… Cela arrive parfois dans le secteur du développement informatique, souvent soumis à des considérations subjectives. Un retard en production peut être causé par de nombreuses raisons, pas toutes imputées au prestataire.

Mais allons sur le terrain de la forme, maintenant que le fond a été étudié. Un mail de relance peut paraître froid, alors qu’il peut bénéficier d’un habillage agréable et attractif, ce qui révèle tout son potentiel dans le cadre d’une relance pour du cold emailing, ou encore dans un autre domaine, dans le cadre d’un panier abandonné par un potentiel client. Il est possible de bénéficier de templates (modèles) préfabriqués et personnalisables, afin que notre message soit correctement habillé et en accord avec la teneur du message envoyé. Des sites sont même spécialisés dans ces modèles de messages, par exemple emailing.biz. On peut y trouver des templates correspondant à tous les goûts actuels en matière de design, ce qui est intéressant, car chaque secteur d’activité à ses spécificités en matière de communication. Le fond est certes important, mais la forme peut compter davantage quand on cherche à attirer l’attention de prospects ou de clients. C’est un excellent moyen visuel de placer son call to action, afin d’avoir par exemple un taux de clics plus important sur une newsletter.