Avez-vous enfin réussi à terminer les nombreuses formalités d’immatriculation de votre société ? Un grand pas vient d’être franchi, mais plusieurs étapes vous attendent encore avant de commencer l’activité professionnelle de votre entreprise. Afin de garantir son bon fonctionnement, la mise en place d’une comptabilité est indispensable. Pour ce faire, vous devrez vous poser des questions sur divers choix (l’expert-comptable, le logiciel de comptabilité, le classement des pièces justificatives, le plan comptable, etc.). Souhaitez-vous mettre en place une comptabilité efficace pour votre société ? Appliquez nos conseils d’expert.
Mise en place de la comptabilité de son entreprise : quand procéder ?
Après avoir terminé les formalités relatives à la création de votre société, mettez sa comptabilité en place le plus rapidement possible. Selon votre activité, cet aspect pourrait jouer un rôle primordial pour la gestion de votre entreprise. Par exemple, si vous avez créé une entreprise de négoce, la gestion de vos relations avec vos fournisseurs nécessitera des données issues de votre comptabilité.
Quel système de comptabilité doit-on mettre en place ?
Selon votre régime d’imposition des bénéfices, un système de comptabilité bien déterminé doit être mis en place.
Pour les micro-entreprises
Si vous avez choisi le statut de micro-entreprise, vous bénéficiez d’un allègement concernant votre système de comptabilité. Vous devrez notamment tenir :
- Un registre de vos achats : il doit fournir des informations concernant chacune de vos opérations relatives à vos dépenses payées. Néanmoins, la tenue d’un registre des achats n’est obligatoire que si votre entreprise exerce les activités suivantes :
- Prestations d’hébergement.
- Vente de denrées et de fournitures à emporter ou à consommer sur place.
- Vente de marchandises.
- Un livre de recettes : ce second document doit contenir des informations sur chaque opération concernant les recettes que votre micro-entreprise encaisse.
Pour les entreprises ayant un régime réel d’imposition
En principe, ces entreprises doivent obligatoirement tenir une comptabilité d’engagement. Avec cette dernière, vous devrez comptabiliser une dépense dès qu’elle est engagée, et faire de même avec une recette dès qu’elle est acquise.
D’un autre côté, les entreprises soumises à un régime réel simplifié ou en déclaration contrôlée pourront tenir une comptabilité de trésorerie. Cette dernière dispose d’une gestion plus facilitée. Toutefois, la tenue d’une comptabilité d’engagement est obligatoire si votre entreprise doit suivre ses en-cours fournisseurs et clients.
Si vous optez pour une comptabilité de trésorerie :
- Enregistrez tous les mouvements ayant un impact sur votre trésorerie en plein exercice.
- Puis, enregistrez toutes vos dettes et créances en cours à la fin d’un exercice donné.
Mise en place de la comptabilité de son entreprise : quelles sont les solutions possibles ?
Pour organiser la comptabilité de votre entreprise, vous avez 3 solutions au choix :
- Vous pouvez la gérer vous-même, en allant de l’enregistrement des écritures de votre entreprise jusqu’à l’élaboration de ses comptes annuels.
- Vous pouvez engager un expert-comptable à qui vous déléguerez entièrement votre comptabilité.
- Enfin, vous pouvez répartir les tâches concernant votre comptabilité entre vous et l’expert-comptable.
La mise en place proprement dite de la comptabilité d’une société
Pour mettre en place la comptabilité de votre entreprise, vous devrez réaliser les étapes suivantes.
Choisissez votre logiciel de comptabilité
La tenue de la comptabilité de votre entreprise nécessite obligatoirement un logiciel respectant les réglementations en vigueur. Vous pouvez opter pour un logiciel, une application en ligne, etc. Et sachez que des éditeurs proposent de nombreuses offres. Si vous préférez engager un expert-comptable, nous vous conseillons de lui demander des conseils pour bien choisir votre logiciel de comptabilité.
Dans le cas où vous souhaitez gérer vous-même la comptabilité de votre entreprise, vous devez disposer d’un logiciel complet. Ce dernier doit vous permettre de :
- Éditer vos comptes annuels.
- Enregistrer vos écritures.
- Établir vos livres comptables obligatoires.
- Établir un fichier pour vos écritures comptables.
Un logiciel de comptabilité intéressant devra également vous permettre l’établissement et l’envoi de votre liasse fiscale dans son format dématérialisé. Il devrait disposer d’une fonctionnalité vous permettant de faire vos factures et vos devis. Enfin, vous n’aurez pas à choisir le logiciel de comptabilité de votre entreprise si vous allez déléguer la totalité de sa gestion à un expert-comptable.
Choisissez votre expert-comptable
Si vous préférez ne pas gérer seul la comptabilité de votre entreprise, 2 solutions s’offrent à vous.
L’expert-comptable gérera partiellement votre comptabilité
Si vous optez pour cette première solution :
- Vous allez vous occuper de l’enregistrement de vos opérations de trésorerie en comptabilité, de vos factures de vente, et de vos factures d’achat.
- Par contre, l’expert-comptable établira vos comptes annuels en plus de s’occuper des autres opérations relatives à la comptabilité de votre entreprise (paie, déclarations de TVA, opérations de fin d’exercice).
L’expert-comptable va gérer seul la comptabilité de votre entreprise
D’un autre côté, si vous souhaitez opter pour cette solution de gestion, vous n’aurez qu’à confier vos pièces comptables au cabinet d’expert-comptable que vous avez engagé. Ainsi, vous n’aurez pas à vous soucier de cet aspect. Toutefois, prévoyez un budget assez élevé.
Les critères de choix d’un expert-comptable
Que vous optiez pour une gestion partielle ou totale de votre comptabilité par un expert-comptable, faites bien attention à son choix. En effet, le bon fonctionnement de votre entreprise en dépend considérablement. Ainsi, choisissez votre expert-comptable en vous focalisant sur les points suivants :
- La confiance : engagez un expert-comptable sérieux, de bonne renommée, avec des avis positifs, etc.
- Le reporting en temps réel : collaborez avec un expert-comptable qui vous fera des comptes-rendus fréquents sur la comptabilité de votre entreprise.
- La disponibilité : engagez un cabinet disponible si vous aurez souvent besoin de réactions et de réponses rapides.
- La qualité des services : n’hésitez pas à consulter les éventuels avis sur l’expert-comptable. Demandez-lui également des références client.
- Le tarif : ne vous précipitez pas sur le professionnel proposant le tarif le moins cher, préférez un expert proposant des services à bon rapport qualité de services-prix. Sachez que si vous êtes une petite entreprise, le coût des services d’un tel professionnel est compris entre 840 et 6 000 € par an (hors taxes).
Mettez en place votre plan comptable
En utilisant votre logiciel de comptabilité, la mise en place de ce plan de devrait pas être compliquée. Lorsque vous paramétrez votre dossier, le logiciel vous proposera un plan comptable standard. Puis, vous n’aurez qu’à le personnaliser en fonction de l’organisation et de l’activité de votre entreprise.
Si vous exercez de nombreuses activités et que vous souhaitez les analyser séparément, créez tous les comptes nécessaires. Et n’oubliez pas d’adapter votre plan comptable. N’hésitez pas à demander conseil auprès de votre expert-comptable si vous en avez engagé.
Et bien évidemment, vous êtes dispensé de cette tâche si l’expert-comptable s’occupe totalement de la gestion de votre comptabilité.
Classez vos pièces comptables
Vous devez conserver toutes les pièces comptables justificatives de votre entreprise sous leur forme originale. Et nous vous conseillons d’adopter une technique de classement pratique. Cette dernière doit notamment vous permettre de faire sans difficulté la liaison entre une pièce justificative donnée et son écriture comptable. Idéalement, optez pour un classement par ordre alphabétique et/ou par ordre chronologique.
N’oubliez surtout pas de reporter le numéro attribué par votre logiciel comptable sur chaque pièce justificative.