Conformément à la loi, les professionnels et les commerçants assujettis à la TVA sont dans l’obligation d’utiliser un logiciel ou un système de caisse enregistreuse certifié et sécurisé (Loi de finances n° 2015-1785 du 29 décembre 2015). De plus, cet équipement doit permettre l’inaltérabilité, la conservation, la sécurisation ainsi que l’archivage des données. Nous faisons le point sur l’importance d’avoir une caisse enregistreuse certifiée dans un commerce.
Qu’est-ce qu’une caisse enregistreuse certifiée ?
Une caisse enregistreuse certifiée (NF525) présente diverses fonctionnalités, dont l’identification des processus et données d’encaissement. La machine et le logiciel installé permettent de sécuriser les données enregistrées dans le cadre de l’encaissement. Ils permettent surtout la traçabilité des opérations d’encaissement, l’archivage et la conservation des données. Globalement, une caisse enregistreuse favorise la transparence des opérations.
Ces dernières doivent être archivées et accessibles. La caisse enregistreuse est en général connectée, simple d’utilisation et intuitive. Elle répond aux attentes de différents corps de métier : pâtissier, boulanger, chocolatier, restaurateur, caviste, revendeur, boucher… Ces professionnels peuvent compter sur un accompagnement personnalisé tout au long de la croissance de leur activité. Si vous cliquez ici, vous découvrirez en détail les fonctions attendues d’une caisse enregistreuse certifiée pour un commerce.
Pourquoi est-il important d’avoir un système certifié dans votre commerce ?
Disposer d’un système certifié dans votre commerce vous offre de nombreux avantages. Le dispositif vous évite les sanctions de l’administration fiscale. De plus, une caisse enregistreuse certifiée permet de réduire le temps d’encaissement. Comptez également sur une gestion comptable plus simple et sur un accès simplifié à l’historique des ventes. Par ailleurs, le logiciel de caisse facilite la création de fichiers clients, la gestion des commandes ainsi que des livraisons.
La gestion des stocks est améliorée, tout comme la gestion des différents modes de paiement. De surcroît, les caisses enregistreuses certifiées et tactiles permettent de gagner en temps et en efficacité. Un tel équipement facilite l’accès aux statistiques journalières, hebdomadaires, mensuelles et annuelles. Le professionnel peut ainsi adopter une stratégie de prix efficace puisque les revenus et les dépenses y sont archivés. Pour rappel, il existe trois types de caisse enregistreuse pour les commerces, à savoir la caisse alphanumérique, la caisse moderne (dont la caisse tactile), la caisse numérique.
Comment savoir si une caisse enregistreuse est certifiée ou non ?
Les sites web de l’AFNOR et du LNE (Laboratoire national de métrologie et d’essais) permettent de vérifier si votre caisse enregistreuse est certifiée. Les éditeurs de caisses enregistreuses doivent en effet réaliser les démarches nécessaires auprès des organismes accrédités. C’est le cas notamment du COFRAC qui certifie le système ou le logiciel de caisse. Il faut savoir que l’AFNOR se réfère à la norme NF 525, tandis que le LNE se base sur le « référentiel de certification des systèmes de caisse ».
Toute caisse enregistreuse certifiée doit être fournie avec une attestation individuelle. Ce document prouve que le système de caisse est conforme aux normes. Les informations telles que le nom, la référence et la date d’acquisition de la caisse enregistreuse doivent y figurer. Il incombe à l’utilisateur de vérifier régulièrement l’évolution de la loi. Les modifications s’imposent en cas de mise à jour de la réglementation. Pour en savoir davantage sur la législation des logiciels de caisse, vous pouvez saisir « loi caisse enregistreuse » sur un moteur de recherche.