Changer les bureaux d’une entreprise est une démarche qui ne s’improvise pas. Véritable source de stress, le déménagement ou transfert d’entreprise se prépare avec soin et minutie. Cet article vous propose de découvrir la liste des choses à ne pas oublier au moment de déménager vos bureaux.
La résiliation du bail de l’entreprise
Bien avant même de procéder au déménagement des bureaux de votre entreprise, vous êtes tenu de procéder à la résiliation des différents baux qui vous lie à votre local actuel. Pour cela, vous devez :
Procéder à la résiliation proprement dite
Dès lors que vous avez trouvé de nouveaux bureaux dans lesquels vous désirez emménager, la première chose à faire est de résilier le bail de votre entreprise. En effet, en France, les bureaux sont généralement sous bail commercial de trois ans. Une durée pendant laquelle vous pouvez mettre un terme au contrat à partir de la date de signature. Pour ce faire, vous aurez juste à envoyer un courrier avec accusé de réception au propriétaire ou simplement à l’agence qui se charge de la gestion des locaux que vous occupez. Faites tout de même attention aux baux commerciaux présentant un préavis de 6 mois.
Réaliser le changement d’adresse
Comme second point à ne surtout pas oublier durant un déménagement de bureau, nous retrouvons le changement d’adresse. Plus spécialement, qui dit déménagement, dit forcément changement d’adresse et changement de situation de l’entreprise.
Durant cette démarche, vous devez veiller à changer l’adresse de votre nouveau siège auprès du Greffe du Commerce. Pour éviter les imprévus, le mieux serait de vous y prendre au moins un mois à l’avance. Pour la simple et bonne raison que la prise en compte du changement d’adresse prend un certain temps.
Cette étape validée, le numéro SIRET de votre entreprise sera également amené à changer et vous devez penser à modifier l’adresse indiquée sur l’ensemble des documents officiels de votre entreprise. Nous pouvons citer les documents concernant le Kbis, les dossiers de banque, les tampons, le Net Entreprise et les autres.
Suivre les formalités de déménagement des bureaux de l’entreprise
Après avoir résilié le bail de votre entreprise, vous ne pouvez également pas déménager sans avoir pris le temps de suivre les formalités de déménagement imposées.
Résilier les différents contrats
Au même titre qu’un déménagement ménager ou un déménagement de maison, vous êtes tenu de résilier avant de souscrire de nouveaux contrats pour vos prochains bureaux. Il s’agit notamment des contrats d’eau, d’électricité, d’offres internet, de climatisation, de chauffage, d’alarme, de téléphones et bien d’autres encore.
Dans la mesure du possible, veillez à valider cette démarche au moins une à deux semaines avant le déménagement de vos locaux. Une manière pour vous d’avoir le temps de souscrire aux nouveaux contrats utiles au bon déroulement de votre activité.
Souscrire de nouveaux contrats
Même dans le cadre d’un déménagement de bureau d’entreprise, il est essentiel d’être couvert en cas de dommage. Ainsi, durant une telle démarche, vous devez souscrire à un contrat d’assurance pour vos nouveaux bureaux après avoir procédé à la résiliation de l’ancienne.
Vous devez par la même occasion examiner le gaz, l’électricité, l’internet et la sécurité de votre tout nouveau local. Force est de constater qu’atterrir dans des nouveaux bureaux et forcer à travailler dans le noir n’est pas du tout plaisant.
Informer les concernés du déménagement
Toujours dans l’idée de ne rien oublier durant un déménagement de bureau, vous devez penser à renseigner votre nouvelle adresse ainsi que vos changements de locaux aux divers fournisseurs et prestataires de votre entreprise. Mais encore, il est crucial d’indiquer cette modification sur les différents supports de communication de cette dernière. Et le plus important de tous : assurez-vous que vos clients sachent votre nouvelle adresse. Vous êtes principalement libre de les informer sur votre site et sur vos réseaux sociaux.
Sans compter les mails et les courriers qui sont également des sources d’informations rapides à destination des clients de votre entreprise. Et le dernier et non le moindre, les il vous faut renseigner votre changement d’adresse sur la carte de visite de votre entreprise pour que celle-ci soit parfaitement à jour.
Pour être certain de ne rien négliger, vous pouvez même dresser une petite liste de contacts à prévenir en amont de votre déménagement. Aussi, vous pouvez prévoir un transfert de vos courriers le temps de quelques mois pour être certain de ne rien oublier.
Vérifier le nécessaire avant le déménagement des bureaux
Tout au long des démarches de déménagement des locaux de votre entreprise, vous devez par ailleurs penser aux logistiques de ce projet d’une grande envergure. À titre informatif, vous devez tenir compte de :
L’anticipation des travaux à réaliser
En clair, même si vous prenez la décision de vous installer dans des bureaux partagés ou déjà aménagés, vous aurez probablement des petits aménagements à faire avant votre arrivée sur les locaux.
Au cours de la visite, veillez donc à bien lister les travaux à entamer dans vos locaux entre les cloisons, le câblage, l’installation réseau, le rail plafond et les autres. L’objectif étant de ne rien oublier et d’assurer la réussite de votre déménagement de locaux.
La gestion du mobilier
Comme à la maison, un déménagement de bureaux ou de locaux est l’opportunité de changer de mobilier. Ainsi, assurez-vous de commander en avance votre tout nouveau mobilier et à offrir tout ce qui peut être repris ou recyclé par les nécessiteux.
Rappelons que chaque année, environ 250 000 tonnes de mobilier en bon état sont jetées et les entreprises dépensent des millions d’euros pour régler les prestataires qui se chargent de jeter leur matériel de bureau dans les déchèteries. Un chiffre énorme qui fait qu’il devient important d’agir au plus vite. Pour cette fois, soyez donc écolo et pensez à donner ou à recycler les mobiliers dont vous estimez ne plus en avoir besoin.
La vérification des conditions de sécurité
Très utile dans l’idée de garantir la sécurité des salariés de l’entreprise, un déménagement de locaux requiert une vérification de la conformation aux normes des nouveaux bureaux. Notez bien que la sécurité incendie et les plans d’évacuation doivent être conformes aux règles en vigueur dans votre nouvelle adresse.
La vérification des accès
Comme autre détail à considérer, il vous faut vérifier que l’ensemble des salariés ou collaborateurs de votre entreprise aient libre accès à vos nouveaux locaux lors du déménagement. Il en est de même pour les parkings.
Estimer le coût du déménagement des locaux ou bureaux de l’entreprise
Au moment de déménager les bureaux de votre entreprise, le calcul des coûts de cette démarche relève d’une importance capitale. Sans cela, vous risquez effectivement de mal évaluer votre déménagement et d’être submergé par les éventuels imprévus. Pour ce faire, vous devez :
Effectuer une estimation générale des coûts de déménagement
Pour cette première étape, il vous faut prendre en compte les potentielles adaptations utiles dans les nouveaux locaux au vu de votre activité professionnelle, du déménagement de vos mobiliers et du matériel nécessaire. Même cas pour les achats essentiels et les autres détails. Tout cela pour vous dire que le déménagement des locaux de travail n’est pas une tâche à prendre à la légère notamment d’un point de vue budgétaire. En manquant de budget, vous serez non seulement paniqué en plus de pouvoir vous retrouver sans siège dans la plus pire des cas.
Évaluer les coûts sociaux
Comme vous pouvez vous en doutez, les premiers impactés par le déménagement des bureaux d’entreprise sont les salariés et les collaborateurs. Outre leur situation professionnelle, leur situation personnelle peut également être affectée par ce changement. Ce qui crée aussi bien des doutes que des stress chez certains. Souvent, les salariés qui forment votre entreprise viennent à se demander si rester dans cette même entreprise est la meilleure des solutions. Une question fréquente dans la mesure où la nouvelle adresse se trouve un peu plus loin de leur domicile.
Pour éviter toutes interrogations malveillantes, pensez à intégrer les coûts sociaux dans le budget de déménagement de vos bureaux. Nous parlons plus précisément de la prime de déménagement, les dépenses organisationnelles et les recrutements.
Calculer les coûts d’aménagement
Pour cette troisième et dernière étape de l’estimation des coûts de déménagement des locaux d’entreprise, vous devez intégrer les frais d’aménagement de vos nouveaux bureaux dans votre budget. C’est d’ailleurs le frais le plus important de tous puisque ce dernier peut concerner entre 50 % et 75 % du budget global en moyenne. Retenez que ce budget repose en grande partie sur la structure de votre entreprise et l’actuel état de vos locaux. Pour vous dire que ce coût va sera d’autant plus important si vous devez équiper vos collaborateurs de nouveaux mobiliers, de nouveaux matériels, des équipements informatiques, etc.
Pour ce qui est de l’organisation même du déménagement des bureaux de votre entreprise, le mieux serait de vous remettre au prestataire professionnel du marché avant de faire vos cartons, décorer et profiter pleinement de vos nouveaux locaux.