Le suivi évaluation des projets est devenu, au cours des dernières années, une des principales préoccupations des organisations. En effet, les décideurs, managers et chef de projets de développement se sont vite rendu compte qu’ils pouvaient s’approprier des outils et des instruments pointus qui leur permettraient d’optimiser leurs projets.
C’est ainsi que différents instruments de planification, de suivi et d’évaluation de projets de développement ont vu le jour et se sont démocratisés au fil du temps.
Nous allons voir dans les lignes qui vont suivre les différents types de suivi et évaluation et leur intérêt pour le bon déroulement du projet.
Le suivi des réalisations
Le suivi des réalisations est une étape importante qui ne doit pas être écartée. Il s’agit de vérifier la bonne utilisation des ressources en prenant en compte le budget et les délais alloués. Il permet aussi de savoir si les résultats obtenus prennent en considération l’efficacité et l’efficience dans la gestion.
Le but ultime est donc de détecter les défaillances et d’y apporter les solutions adéquate de manière instantanée et en garantissant une réactivité accrue.
- Le suivi des budgets :
Il s’agit de vérifier si l’exécution des différentes étapes du projet est réalisée suivant la planification budgétaire initialement prévue.
- Le suivi des délais :
Il s’agit de vérifier si l’exécution des différentes étapes du projet est réalisée conformément au calendrier prévu. En cas d’écart entre les délais réels et ceux planifiés, il faudra étudier l’impact sur l’achèvement des activités.
- Le suivi de l’exécution :
Il s’agit essentiellement du suivi de la conformité des réalisations par rapport au cahier des charges.
L’utilisation des tableaux de bord
Parmi les outils les plus convoités par les chefs de projets, nous retrouvons les tableaux de bord qui représentent un ensemble d’indicateurs regroupés dans un fichier synthétique de suivi des différentes étapes du projet.
Trop souvent utilisé seulement à des fins de « Contrôle », cet outil de mesure de la performance apporte une vue globale mais précise de la situation en cours, orientée selon les résultats espérés.
Le décideur ou chef de projet est alors en possession de toutes les informations dont il a besoin pour évaluer la pertinence des actions engagées pour atteindre les objectifs. Nous parlons alors d’un pilotage « pro-actif » au lieu d’un pilotage « réactif ».
Les formations en suivi et évaluation des projets de développement
De nombreuses formations destinées aux décideurs et chefs de projets de développement sont disponibles et ont pour principaux objectifs :
- D’améliorer la planification et de définir des indicateurs pertinents de Suivi & Évaluation
- De concevoir et faire fonctionner efficacement un système de Suivi & Évaluation
- De contribuer à l’optimisation des performances atteintes par les projets et programmes
Il est nécessaire pour les personnes participantes à la prise de décision lors des projets de ce genre de se former et de maitriser les différents outils et indicateurs qui sont à leur disposition. En, effet si par exemple l’indicateur sensé aider à évaluer une situation est mal choisi, les décisions prises à la suite de l’analyse de cet indicateur seront inexorablement faussés et ne déboucheront pas sur le résultat attendu.