La salle de réunion est un espace privé dédié au travail collaboratif entre les chefs, les salariés et les associés. Si certaines sociétés possèdent une salle de réunion dans leurs locaux, d’autres doivent généralement louer une salle auprès d’un prestataire dédié. Quelle que soit la solution choisie, il est nécessaire de réaliser quelques travaux d’aménagement pour garantir le bon déroulement des séances d’échange. Dans cet article, nous vous proposons toutes les informations relatives aux règles à respecter ainsi que les priorités à établir afin de bien aménager votre salle de réunion.
Table des matières
Importance d’une salle de réunion bien aménagée
Plus que de simples espaces de rassemblement, les salles de réunions sont des lieux stratégiques pour chaque entreprise. C’est là que les idées émergent, que les votes sont réalisés et que les décisions sont prises par les participants. Cette pièce est certainement la plus importante au sein d’un bureau, dans la mesure où les collaborateurs s’y regroupent lorsqu’une opportunité ou une crise se présente.
Il est donc important que cet espace soit favorable à l’échange, à la concentration, à la créativité et à l’écoute. Cette salle est indispensable, elle est utilisée lors d’une réunion, d’un séminaire, d’une négociation avec un investisseur, d’un team building ou d’une formation pour les salariés. Sans une bonne salle de réunion, l’entreprise pourrait subir des retards dans la réalisation des projets, un désordre total dans le travail des employés voire même des pertes financières.
Choisir l’emplacement idéal
C’est la première question que vous devez vous poser, cela inclut l’emplacement de la salle de réunion dans les locaux et sa situation géographique s’il s’agit d’une location. Prenez en considération les déplacements des participants et les moyens de transport possibles. Une fois l’emplacement choisi, voici les premières choses à analyser.
Prendre en compte la superficie
Les dimensions d’une telle pièce varient en fonction de l’usage souhaité et du nombre de personnes à accueillir. Nous vous conseillons de réserver au moins un espace de 70 cm par personne assise pour laisser place à un ordinateur portable. Ainsi, tous les participants pourront prendre des notes et travailler sans être gênés dans leurs mouvements. Calculez la superficie nécessaire de la salle de réunion en prenant en compte ce minimum requis.
La proximité des services et équipements
La clé qui assure le bon aménagement d’une salle de réunion, c’est son équipement. Il est important de miser sur la convivialité lorsque vous faites le choix d’un tel espace, et ce, quel que soit l’évènement qui s’y passe. Cette pièce doit disposer de tout le matériel nécessaire permettant aux participants de s’installer, de prendre des notes, de boire et même de manger si possible.
Accessibilité et circulation dans les locaux
Lors des réunions qui durent plusieurs heures, vous devez prévoir des espaces de circulation pour que les participants puissent entrer et sortir de la pièce. Les collaborateurs peuvent effectivement sortir en cas d’appel urgent, de besoins sanitaires, etc. Vous devez réserver un couloir pour permettre les allers-retours sans gêner les personnes assises. Nous vous recommandons de garder un espace de passage d’au moins un mètre entre la table et les murs.
Concevoir un agencement fonctionnel
L’aménagement d’une salle de réunion passe forcément par le choix de la disposition et de la présentation. Sachez que l’espace de travail impacte directement la concentration, la productivité et les échanges entre les participants. Le choix de la configuration dépendra du type d’évènement à organiser et des besoins des collaborateurs.
Les différents types de disposition
Différents types de disposition sont possibles pour les salles de réunion. La configuration en U est idéale si vous organisez une réunion ou un team building, ainsi, tous les participants peuvent se voir et s’exprimer aisément. Seconde disposition possible, la salle en classe qui est adaptée aux formations. Chaque intervenant dispose d’une table sur laquelle il peut écrire. Enfin, il a la disposition en théâtre qui inclut des chaises accolées et une estrade ou une scène pour le manager. Elle est à privilégier lors des séminaires avec un nombre de collaborateurs assez conséquent. Si vous optez pour une pièce en théâtre, prévoyez un espace d’au moins 45 cm entre deux rangées de sièges pour permettre le confort d’assise des participants.
Intégrer des espaces de rangement et de présentation
Si ce point est considéré comme non essentiel pour certaines entreprises, il est pourtant primordial pour éviter les situations gênantes. Selon l’évènement, la superficie disponible et les configurations de la salle, incluez des mobiliers de rangement. Il peut s’agir d’une étagère murale, d’un tiroir sur la table principale ou d’une armoire à portes coulissantes. Ainsi, vous pourrez conserver un espace de travail modulable et ordonné.
Sélectionner le mobilier adapté
Comme le bureau et la salle de réception, la salle de réunion doit disposer de meubles adaptés pour accueillir les collaborateurs. En tant que chef, vous devez analyser plusieurs critères pour assurer que le mobilier favorise l’efficacité et le confort des participants.
Le choix des tables et chaises
La meilleure solution est d’opter pour des chaises empilables en bois, en acier, en PVC ou en métal avec des sièges pouvant garantir le confort d’assise de vos collaborateurs. Cela permettra de limiter leur fatigue et de favoriser leur concentration pendant toute la séance. De même pour les tables, optez pour des modèles pliants ou modulables afin de pouvoir les adapter selon vos besoins évolutifs.
Les équipements complémentaires
Certains matériels peuvent être d’une grande utilité lors de vos réunions, dans la plupart des cas, les participants doivent s’exprimer tout en prenant des notes. Le tableau écritoire est indispensable pour vous aider dans vos explications.
Pour des sessions de brainstorming plus agréables, l’écran interactif ou le paperboard numérique peuvent faciliter le travail partagé.
Intégrer la technologie et les équipements multimédias
Les équipements à intégrer dans l’aménagement d’une salle de réunion dépendent du type de meeting organisé. Mais rappelez-vous que le mobilier choisi représente l’image de votre entreprise auprès de vos collaborateurs, mais aussi des investisseurs.
Les équipements de visioconférence et de projection
Pour les séances de présentation de projet, de formation ou de brainstorming, vous devez installer un vidéoprojecteur dans votre salle de réunion. Vous aurez besoin d’un projecteur et d’un écran de projection pour permettre aux participants de voir et interagir à toutes vos explications. Vous pouvez utiliser des logiciels de visioconférences gratuits ou payants conçus pour aider les entreprises. Microsoft Teams, Google Meet et Zoom sont les plus réputés.
Le système de sonorisation et l’accès à internet
Selon la taille de la pièce de réunion et le nombre de participants, il se peut que vous ayez besoin d’un système de sonorisation. C’est crucial pour que les auditeurs puissent bien entendre et comprendre ce que les présentateurs veulent dire. S’il s’agit d’une séance de partage, la présence de micro est requise. Dans certains cas, un accès à internet est indispensable et il est préférable d’opter pour un système wifi pour éviter de surcharger la salle de réunion avec de nombreux câbles.
Conserver une bonne ambiance et un environnement sain
Nous vous conseillons de choisir une salle de réunion avec un espace extérieur afin de permettre aux participants de faire des pauses, surtout si la durée dépasse de 1 h 30. De plus, la présence d’une terrasse ou d’un jardin permet d’offrir un environnement favorable à la détente et à la créativité à vos collaborateurs.
L’éclairage et la gestion de la lumière naturelle
L’éclairage est un critère à considérer dans l’aménagement d’une salle de réunion. Non seulement il impacte sur la visibilité de la présentation, mais également sur la capacité des participants à prendre des notes. Dans une telle pièce, l’éclairage doit être de 500 lux. Préférez un éclairage proche de la lumière naturelle.
Les couleurs et les matériaux
Pour les matériaux qui composent les murs, les plafonds et les sols, vous devez opter pour des matières insonorisantes. La salle de réunion se trouvant le plus souvent dans les locaux de l’entreprise, l’évènement organisé ne doit pas gêner les autres personnes présentes sur les lieux. Le niveau sonore recommandé pour cette pièce est de 58 dB maximum.
Les éléments de décoration et les plantes
Pour que la salle de réunion soit plus conviviale et vivante, installez des plantes d’intérieur. Elles contribueront à l’amélioration de la décoration. De plus, cela permettra aux participants de profiter d’une ambiance différente de celle qu’ils ont dans leur bureau. Pour compléter votre décoration, pensez à orner les murs avec des tableaux et les bords avec des vases ou des objets de collection.
La ventilation et la qualité de l’air
Pour assurer le confort et le bien-être des collaborateurs, intégrez des appareils de ventilation dans votre aménagement. D’autant plus que l’installation d’un système de ventilation est préconisée par les normes qui régissent les lieux de travail. Une salle de réunion mal aérée nuit à la concentration des participants. La température de la pièce doit être gardée entre 18 et 19 °C. Vous pouvez installer des purificateurs d’air pour supprimer les polluants présents dans l’air qui circule dans votre espace.