Les ERP (enterprise resource planning) ou PGI (progiciel de gestion intégré) dans la langue de Molière représentent aujourd’hui un composant majeur, voire vital, dans une entreprise moderne. Ce sont des ensembles d’outils reliés à la base de données de l’entreprise, permettant de gérer l’ensemble de ses processus opérationnels. L’ERP est un outil complexe, et l’intégrer au sein d’une entreprise n’est pas chose aisée. En suivant ce guide, vous aurez toutes les cartes en main pour réussir cette intégration.
Choisissez une entreprise spécialisée en solutions ERP
La plupart des guides vous conseilleront de bien choisir votre ERP avant de choisir une entreprise d’intégration, mais nous iront à contre-courant. En effet, les entreprises spécialisées en solutions ERP ont évolué et les prestataires sont souvent de très bons conseils. Pour réussir votre projet ERP, ce type d’entreprise mettra en effet à votre disposition son expertise métier. Un partenariat avec cette société spécialisée vous aidera à choisir la solution ERP adaptés à vos besoins et à l’intégrer dans votre système. Il s’agit d’une approche à 360°, indispensable comme le signifie tvhconsulting.fr, autour de l’ERP à mettre en place.
Réalisez un audit
Après avoir trouvé le bon partenaire, vous devez procéder à une introspection. Un audit minutieux est important pour faire le point sur les pratiques de votre entreprise ainsi que sur ses résultats. Cette étape doit être la plus exhaustive possible afin de voir de près chaque processus, chaque flux et chaque méthode de gestion, entre autres éléments. Cela permet de dresser un état des lieux et de déceler les problématiques potentielles.
Constituez votre équipe
L’intégration d’un ERP au sein d’une entreprise requiert une étroite collaboration entre l’entreprise et le prestataire. Il ne suffit pas de tout confier au prestataire, au contraire, vous devez constituer une équipe dédiée à cette tâche. Une équipe de 4 ou 5 personnes avec un coordinateur suffit généralement.
Mettez en place votre ERP
Avant le déploiement de la solution à proprement parler, il est vivement recommandé de mettre à jour votre infrastructure. Ce n’est qu’après que vous pourrez procéder à la migration des données de votre base de données unique. Et ce n’est qu’après le déploiement effectif que les utilisateurs de l’outil pourront l’utiliser concrètement.
Réalisez des batteries de tests
Le paramétrage est une démarche préalable importante à réaliser pour cette étape. Bien que des séries de tests sont réalisées pendant la mise en place, un ERP a besoin d’être utilisé pendant plusieurs jours par les personnes habilitées pour que l’on puisse détecter les éventuels problèmes. L’équipe ERP devra alors collecter des informations auprès des utilisateurs afin d’apporter des améliorations et des corrections.
La formation : une étape primordiale dans l’intégration d’un ERP
Une fois l’ERP totalement prêt à l’emploi, il faudra évidemment former les utilisateurs. Ces derniers doivent tout connaitre sur l’outil afin d’en tirer pleinement profit. Dans l’idéal, la formation doit être dispensée par l’entreprise spécialisée. La qualité de la formation est importante, car les usagers de l’ERP doivent en acquérir rapidement les bases. Il ne faut pas oublier que cet outil va évoluer au fil du temps grâce aux mises à jour et aux ajouts de fonctionnalités.