Nombreuses sont les raisons qui peuvent amener un auto-entrepreneur ou une société à mettre fin à son activité. Pour autant, il convient de bien souligner que le dirigeant ou l’entité en question est tenu de conserver ses papiers pendant une durée bien déterminée. Selon la fonction et du domaine des documents concernés, fiscal, commercial, juridique, social ou autre, cette durée de conservation des papiers de l’entreprise fermée variera. Pour vous aider à y voir plus clair, ces quelques lignes vous informent sur les délais de conservation à tenir compte pour chacun des documents. Le but étant d’éviter les sanctions sous forme d’amende. Suivez-nous pour tout savoir.

Quel est l’intérêt de conserver les papiers d’une entreprise fermée ?

Nous entendons souvent que la conservation des documents d’une entreprise ou d’une société est plus qu’essentiel. Mais quelle en est la vraie raison ? Plus spécialement, les documents d’archives sont nécessaires aux entreprises dans le sens où celle-ci dispose en permanence des informations indispensables à son activité. L’idée étant d’assurer une gestion efficace dans la vie de tous les jours. De la même manière, sachez que les archives sont des documents qui permettent de simplifier les démarches administratives. Ce sont également des documents prouvant les droits et les obligations. Sans compter que la conservation des papiers de votre entreprise fermée peut vous servir de garantie dans le cadre d’un litige avec un salarié ou un fournisseur.

D’un autre côté, il se peut que certains papiers de la société disparaissent au bout de quelques temps pendant que d’autres pièces se voient attribués une valeur historique. Ceci pour vous dire que les documents d’archives d’une entreprise peuvent faire l’objet d’une source historique des archives publiques. Ce qui aura pour mission d’enrichir les informations historiques, économiques et sociologiques d’un territoire spécifique.

Quelle est la durée légale de conservation des papiers d’une entreprise fermée ?

Pour savoir combien est la durée légale de conservation des documents d’une entreprise en pleine fermeture ou déjà fermée, il faut savoir que ce délai repose sur le type de structure et la nature du document en question.

Pour les documents civiles et commerciaux

Les contrats ou baux commerciaux, les documents bancaires et en même temps les documents établis pour le transport de marchandises peuvent être conservés pendant 5 ans. Les déclarations en douane, elles, se doivent d’être conservées durant 3 ans pendant que la police d’assurance se met de côté durant 2 ans à partir de la résiliation même du contrat.

Concernant le temps de conservation des documents en rapport avec la propriété intellectuelle incluant le dépôt de brevet, la marque, le dessin ainsi que le modèle, il est de 5 ans à compter de la fin de la protection. En ce qui concerne le dossier d’un avocat, celui-ci peut se garder durant 5 ans à partir de la fin du mandat. De la même manière, notez que les contrats d’acquisition ou encore de cession de biens immobiliers, voire fonciers, se gardent durant une période de 30 ans.

Pour ce qui est des autres documents, ils peuvent se garder durant 10 ans environ. C’est notamment le cas des factures clients ou fournisseurs, des contrats signés par voie dématérialisée, la correspondance commerciale ainsi que du bon de commande ou du bon de livraison.

Pour les documents des ressources humaines

En principe, le délai de conservation des papiers d’une entreprise fermée portant sur les ressources humaines est de 5 ans. Aussi bien le Code du travail, le Code civil que la Sécurité sociale stipulent ses durées maximales de conservation des fiches de paie, des bulletins de salaire, des contrats de rémunération, des primes indemnités et les soldes de tout compte. Il en est de même pour le registre unique du personnel à partir de la date de départ du salarié, les informations relatives aux accidents du travail et à l’inspection du travail. Sans compter les informations liées aux régimes de retraite.

Pour les documents et pièces comptables

Idéalement, les livres et les registres comptables se gardent pendant 10 ans. À savoir le livre journal, le grand livre, le livre d’inventaire et les autres. Même cas pour les pièces justificatives incluant le bon de commande, le bon de livraison, le bon de réception, la facture client et la facture fournisseur. Le tout à compter de la date de clôture de l’exercice.

Pour les documents fiscaux

L’article L102B du Livre des procédures fiscales, autant les livres, les registres, les documents ou les pièces sur lesquels les droits de communication, d’enquêtes et de contrôle sont menés se conservent le long d’une durée de 6 ans. Ceci concerne plus spécialement l’impôt sur le revenu ou l’impôt sur les sociétés, les profits d’ordre industriels et commerciaux ou non commerciaux. Sans oublier de mentionner les impôts directs locaux, la cotisation foncière des entreprises, la valeur ajoutée des entreprises, la taxe sur la valeur ajoutée et plein d’autres encore.

Ce délai débute au moment de la dernière opération indiquée sur les livres, les registres ou simplement à la date où les documents et pièces ont été établis. Retenez par la même occasion que les délais sont portés à 10 ans dans le cadre d’une activité occulte telle que la fraude fiscale, le travail dissimulé, l’absence de déclaration, les activités illicites, etc.

Pour les documents sociaux

Les statuts de la société se gardent particulièrement durant 5 ans à compter de la radiation de la société du registre du commerce et des sociétés ou RCS. Pour le cas des documents relatifs au compte annuel, dont le bilan et le compte de résultat de l’entreprise sujet à une fermeture, les papiers se conservent durant 10 ans.

Pour terminer, il faut savoir que les feuilles de présence, les feuilles de pouvoir, les rapports du gérant ou encore du conseil d’administration de l’entreprise sont à préserver durant 3 ans.

Autre chose à savoir ?

Toujours dans l’optique de savoir combien de temps se fait la conservation des papiers d’une entreprise fermée, retenez qu’à l’issu d’une radiation ou d’une liquidation, la conservation des documents de la société relève d’une importance capitale. Rappelons que les statuts de K-bis de l’entreprise en pleine fermeture se gardent durant 5 ans à partir de la date de la radiation.

Bien évidemment, la non-conservation des papiers de votre entreprise peut vous exposer à des sanctions. À titre indicatif, le fait de ne pas garder les documents fiscaux de sa société peut vous contraindre à payer une amende de 5 000 euros.