Le flex office est un concept de plus en plus répandu dans les entreprises. Il consiste à offrir aux employés la possibilité de choisir leur espace de travail au sein et en dehors des locaux, en fonction des activités de leur journée. Ils n’ont donc pas de bureau attitré. Le flex office est très avantageux sur de nombreux points. Il permet de favoriser la productivité et la créativité, mais également de sortir de la routine. Pour l’entreprise, cette méthode limite les coûts en optimisant l’occupation des locaux. Encore faut-il bien l’utiliser, afin d’éviter qu’elle n’entraîne une mauvaise organisation et soit contre-productive. Découvrons comment optimiser votre flex office pour plus de simplicité.

Utilisez un outil de gestion de flex office pour votre entreprise

L’une des meilleures façons d’exploiter ce concept est d’utiliser un outil de gestion de flex office. Un tel logiciel permet de centraliser en un seul endroit vos espaces de travail, afin que vos employés puissent y avoir accès et faire leur réservation en toute simplicité.

Ainsi, en arrivant au bureau, il leur suffit de prendre leur ordinateur et leurs outils de travail et de s’installer tranquillement à l’endroit qu’ils ont réservé. Cela évite que deux employés se disputent un même espace de travail. Si un salarié a besoin de calme, il peut s’installer à un bureau un peu à l’écart, afin d’avancer sur un dossier. Lorsqu’il faut travailler en équipe, les collaborateurs peuvent aussi réserver une salle de réunion.

En tant que gestionnaire, vous pouvez piloter les espaces pour optimiser le taux d’occupation. Depuis un logiciel performant, vous avez également une vision globale des réservations faites par vos collaborateurs. De plus, un outil flex office adapté permet de connaître en temps réel la disponibilité des espaces. Cet aspect vous permet d’anticiper et de remettre à disposition des espaces de nouveau disponibles.

Logiciel flex office entreprise bureaux

Comment organiser efficacement le flex office ?

Pour appliquer le flex office au sein de votre entreprise, il est d’abord nécessaire de bien préparer vos locaux. Vous devez disposer d’espaces suffisants, en envisageant les recrutements à venir, pour éviter les pénuries. C’est notamment le cas des salles de réunion et des bureaux individuels.

Il est également important de préparer les collaborateurs eux-mêmes à ce nouveau mode de fonctionnement. Cela nécessite un véritable travail de pédagogie et de communication, surtout face aux employés qui peuvent être réticents. Il faut prendre le temps d’expliquer les avantages de ce concept et montrer l’exemple.

Il est aussi important de mettre en place certaines bonnes pratiques. Il est ainsi conseillé d’installer des phone-boxes au sein de l’entreprise. Cela évite aux employés de monopoliser toute une salle de réunion lorsqu’ils doivent passer des appels professionnels. La mise en place de casiers aide par ailleurs dans l’optimisation du flex office. Les employés peuvent y placer leurs affaires le soir et les y récupérer le matin. Misez sur des locaux toujours inspirants, dans la lignée de votre culture d’entreprise. Enfin, pensez à mettre à disposition des bureaux confortables, afin que vos collaborateurs s’y sentent à leur aise.