Méthodes de classement documents entreprises

Méthodes de classement documents entreprises

Parfois, certaines entreprises ont du mal à retrouver un document important dont la présentation est nécessaire et urgente pour la gestion d’une affaire courante. Cette situation s’explique par le fait qu’ils ne classent pas leurs documents professionnels. D’autres le font, mais ont néanmoins du mal à retrouver les traces d’un papier important. Cela s’explique par le fait qu’elles ne s’y prennent pas bien. Si vous êtes confronté à ce problème, découvrez quelques méthodes utiles pour un classement parfait des documents en entreprise.

Savoir faire la différence entre classement et rangement

Avant toute chose, il est important de faire la différence entre classement et rangement. Lorsqu’on parle de rangement, on fait référence à une organisation matérielle des documents dans divers outils, comme des classeurs et des armoires. Par contre quand on évoque le classement, on fait état de l’opération intellectuelle dont le but est de rattacher une action précise ou une méthode à un document afin de pouvoir retrouver le document en question rapidement.

De la même manière « ranger » n’est pas « classer », « archiver » ne veut pas dire « stocker ». Si on se contente de dire que les entreprises doivent stocker leurs documents, elles pourraient comprendre qu’on leur demande simplement d’empiler leurs dossiers dans des armoires, ce qui n’est pas le cas. L’archivage consiste à disposer dans un endroit ses documents en procédant par ordre et discernement. En faisant ainsi, on se garantit une gestion organisée et structurée de ses archives. La conséquence directe, très avantageuse, est que la société se simplifie la vie lorsqu’elle souhaite retrouver un document.

Toutefois, avec les nombreuses affaires qu’elle doit gérer au quotidien pour faire tourner son activité, l’entreprise n’a pas toujours le temps de bien s’occuper de ses archives. C’est pourquoi il est mieux de faire appel à une structure spécialisée qui les traitera comme il se doit.

Les bonnes méthodes de classement documents

Méthodes de classement documents entreprises

Si la gestion de vos archives vous rend parfois nerveux, ayez la bonne idée de solliciter les services d’un expert en la matière. Ce dernier mettra en pratique une bonne méthode de classement de vos documents afin de vous permettre de retrouver facilement les dossiers dont vous avez besoin en urgence. En parlant de bonne méthode, sachez qu’il en existe plusieurs que les organismes d’archivage mettent en pratique, selon qu’il s’agisse d’une archive courante, intermédiaire ou définitive. Dans tous les cas, cela passe absolument par la mise en place d’un bon plan de classement des archives.

Un classement de type fonctionnel peut être choisi. Le but est de classer les archives en se basant sur les domaines d’activité et les fonctions de l’entreprise. Il peut être plus pratique de faire un classement de type structurel. Celui-ci est fondé sur les structures administratives de l’entreprise. En outre, l’organisme d’archivage trouve parfois judicieux de réaliser un classement de type thématique, c’est-à-dire une division des documents en fonction des thèmes et matières qui sont traités par l’entreprise.

On note que le classement de type fonctionnel est très souvent préféré par les experts de l’archivage. Mais certains spécialistes choisissent de combiner les 3 méthodes afin d’archiver plus efficacement les documents des entreprises. Le plus important est de respecter la hiérarchisation des documents entre les fonctions, les matières et les structures afin de les retrouver aisément.

Le moment idéal pour faire le classement et les types de document concernés

Beaucoup d’entreprises se demandent à quel moment est-il plus indiqué de faire le classement de leurs documents, ce qui est tout à fait normal. Ce qu’elles doivent savoir est qu’il est recommandé de classer leurs dossiers quasi quotidiennement. En effet, c’est en s’inscrivant dans une démarche systématique que le classement permettra d’avoir des archives bien hiérarchisées. Plus on s’y prend tôt, plus il est facile et efficace de gérer et conserver ses archives.

Toutefois, il est bon de noter que ce ne sont pas tous les documents qu’on doit classer au jour le jour. C’est le cas des archives définitives qui n’ont pas besoin d’être exploitées à chaque fois. On peut les mettre de côté du fait de leur caractère définitif. Par contre, les archives courantes doivent être classées presque en permanence, au fur et à mesure qu’elles sont produites.

Retenez qu’il n’est pas bon d’attendre que tous vos documents s’accumulent avant de les classer. Mais si vous avez des difficultés pour faire un classement au jour le jour, n’hésitez pas à avoir recours à un expert pour vous prêter main-forte.

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