Plusieurs motifs peuvent amener un employé à arrêter son travail. C’est généralement le cas du congé maternité ou paternité, la maladie, l’adoption, etc. En tant qu’employeur, vous êtes alors tenu de fournir un document exceptionnel pour le versement des indemnités journalières du salarié concerné. Il s’agit du formulaire S3201, un document également appelé « Cerfa 11135*4 ». Après la rédaction de cette attestation de salaire, elle doit être envoyée à la caisse d’assurance maladie de votre salarié. Comme vous pouvez certainement vous en douter, plusieurs règles sont à respecter pour éviter les complications durant la démarche.

Qu’est-ce que le formulaire S3201 ?

Le formulaire S3201 ou Cerfa 11135*4 est un document officiel du centre d’enregistrement et de révision des formulaires administratifs.

Il s’agit plus particulièrement d’un document utilisé en guise d’attestation de salaire pour le versement des indemnités journalières de la Sécurité Sociale à destination d’un employé. Le formulaire S3201 est avant tout une manière de savoir si le salarié a bien rempli l’ensemble des conditions pour pouvoir prétendre aux indemnités journalières. Dans un second temps, ce document permet d’estimer le montant des indemnités en question.

Généralement, le formulaire S3201 est rédigé par l’employeur dans la mesure où le salarié décide de prendre un congé prolongé ou d’arrêter définitivement de travailler au sein de l’entreprise. Les employés en situation de reprise à temps partiel pour motif thérapeutique ainsi que les femmes enceintes soumises à une interdiction de travail sont les plus concernés.

De nombreuses autres raisons peuvent également contraindre un employeur à rédiger un formulaire S3201 pour son salarié. Pour vous dire que c’est en se basant sur ce document que l’assurance maladie peut étudier le droit aux indemnités journalières ou non d’un salarié.

À quoi sert le formulaire S3201 ?

Le formulaire S3201 est un document essentiel et obligatoire dans un certain nombre de circonstances.

En tant que dirigeant d’une entreprise, vous savez sans doute qu’il est courant que les salariés tombent malades. D’autres sont même contraints d’arrêter définitivement leur travail sur ordre du médecin ou simplement reprendre son poste à temps partiel pour des raisons de santé. Il en est de même pour les femmes qui doivent donner naissance à leur bébé et obligées de prendre un congé de maternité.

Pour l’ensemble de ces motifs et les autres reconnus valables par le Code du travail, vous êtes dans l’obligation d’envoyer un formulaire S3201 à votre compagnie d’assurance maladie.

Il faut savoir qu’en tant qu’employeur, vous ne pouvez refuser l’envoi du Cerfa 11135*4. En cas de refus, vous serez sanctionné par le conseil des Prud’hommes. Mais encore, il convient de noter que le formulaire S3201 ne doit pas être envoyé dans la mesure où un salarié est victime d’une maladie professionnelle. Même cas pour l’accident survenu au travail puisque l’arrêt de travail résulte d’un sinistre directement apparenté à la réalisation de ses fonctions. Face à ce type de situation, il faut remplir le formulaire S6202.

Où trouver un modèle de formulaire S3201 ?

Quand l’un ou plusieurs employés d’une entreprise décident d’arrêter le travail, deux solutions sont possibles pour la rédaction de l’attestation de salaire. En tant qu’employeur, vous avez effectivement la possibilité de télécharger le Cerfa 11135*4 sur le site de l’assurance maladie. Dès lors que le téléchargement est terminé, il vous suffit juste de remplir les champs avant de l’envoyer à la caisse d’assurance maladie de votre employé.

Pour faire plus simple, vous êtes également libre de compléter directement votre formulaire S3201 en ligne sur le site net-entreprise.fr. Notez que cette option est à avantager si vous désirez accélérer la procédure pour que votre employé  puisse rapidement avoir accès à ses indemnités journalières.

Aussi, vous êtes invité à réaliser la procédure de renseignement du formulaire S3201 après réception de l’avis d’arrêt de travail de votre salarié ou après la fin de son congé. Sans compter qu’en tant qu’employeur, vous devez mettre en place une attestation de salaire si vous êtes dans l’obligation de prolonger l’arrêt de travail de l’employé au-delà de six mois. Ou simplement si ce dernier est autorisé à reprendre son emploi pour des raisons thérapeutiques.

Quelles sont les mentions obligatoires à renseigner dans le formulaire S3201 ?

Comme vous pouvez le comprendre, remplir un formulaire S3201 nécessite une attention particulière. Dans la liste des informations à indiquer sur ce document, nous avons :

Les données sur l’employé

Pour compléter les différentes rubriques dans le formulaire S3201, l’employeur doit avant tout indiquer l’ensemble des informations de l’état civil de l’employé suivi de l’adresse exacte de celui-ci. Ceci fait, vous êtes tenu de mentionner très précisément le ou les raisons de l’arrêt temporaire (ou non) de travail du salarié concerné. Aussi, veillez à ne pas omettre le numéro d’immatriculation ou le numéro INSEE de celui-ci.

Après cela, la caisse d’assurance maladie veut que vous soyez précis sur la catégorie professionnelle, le poste tenu et l’emploi du salarié. Le champ détaillant les renseignements en lien avec l’étude des droits doit également être rempli avec soin. Sans oublier de toujours donner des informations exactes sur la date du dernier jour de travail ainsi que la situation actuelle du salarié de votre entreprise.

Les indications importantes

Quelques informations obligatoires doivent être affichées dans le formulaire S3201. Nous pouvons notamment citer le champ relatif à la « Reprise anticipée du travail ». Une façon de renseigner votre assurance maladie sur le fait que votre employé a repris son travail bien avant la date prévue.

Le champ portant sur l’ « Activité à temps partiel » doit également être rempli avec le maximum de précision possible. D’autant plus si votre salarié prend la décision de reprendre partiellement son travail à cause de soins sanitaires.

Pour s’assurer de compléter le formulaire S3201 conformément aux règles en vigueur, vous êtes par ailleurs tenu de préciser le montant total et exact des cotisations sociales destinées à l’assurance maladie. De même pour les rétributions perçues durant les 6 derniers mois civils précédant la date de l’arrêt du travail du salarié de la société.

Pour vous simplifier la tâche, vous pouvez simplement choisir de cocher la case « Plus de 200 heures » si ce fut le cas au cours des 3 mois civils ayant précédé la date d’arrêt en soi.

Les cas particuliers

Les rubriques du formulaire S3201 concernant les cas particuliers doivent par ailleurs être complétées avec conformité. En principe si votre employé est un travailleur intermittent à l’image du journaliste, du pigiste et du vendeur. En d’autres termes, le champ « cas particulier » du formulaire S3201 est destiné au représentant de l’entreprise travaillant de manière discontinue. Retenez bien que la catégorie professionnelle de chaque employé de référence est un détail important à mentionner dans l’attestation de travail.

Comment bien compléter le formulaire S3201 ?

Peu importe la manière dont vous allez vous y prendre pour la rédaction de l’attestation de salaire de votre employé, les informations à indiquer dans le formulaire S3201 demeurent les mêmes. La liste des renseignements à indiquer est déjà ci-dessus, reste maintenant à les mentionner étape par étape et savoir où les mettre sur le document.

Commencez alors par cocher la raison de l’arrêt de travail de l’employé : maladie, maternité, paternité ou autre.

Dans la section 1, vous êtes invité à remplir les informations de l’entreprise, notamment de l’employeur dans la partie « Employeur ». À savoir le nom, le prénom, la dénomination de la société, l’adresse, le numéro de téléphone ainsi que le numéro de SIRET.

Dans la section 2, veillez à renseigner l’ensemble des informations concernant l’employé : l’état civil, le numéro de Sécurité Sociale en 15 chiffres, la catégorie professionnelle, le numéro d’immatriculation et le matricule dans l’entreprise.

Dans la section 3, il vous faut présenter la situation à la date d’arrêt du salarié au travail ou du salarié en congés payés. Concrètement, cette mention de la date du dernier jour de travail et celle de la reprise est à citer dans la partie « Renseignements permettant l’étude des droits ». Pensez également à indiquer la catégorie à laquelle le salarié appartient : celle du « cas général » pour le travail en continu et du « cas particulier » pour le travail non continu comme les VRP, pigistes et autres.

Le quota d’heures, les 3 derniers salaires ou 12 derniers salaires, le nombre d’heures réelles de travail ainsi que le salaire de référence sont également à remplir minutieusement sur le formulaire S3201.

Aussi, ne manquez pas de confirmer le motif de l’arrêt de travail.

Dans la section 4, le salarié est par ailleurs tenu de signer une attestation sur l’honneur. Surtout s’il se trouve que le motif de l’arrêt est un congé de maternité, de paternité ou une adoption.

Enfin, dans la section 5, d’après les termes de votre convention collective, le salarié de votre entreprise peut prétendre à un salaire complet ou partiel tout au long de son congé et vous pouvez établir une demande de subrogation.