L’essor que prend le numérique depuis plusieurs années n’a pas épargné le domaine de la facturation. Il existe plusieurs logiciels dédiés sur le marché. Pour une gestion optimale de vos factures, il est nécessaire de choisir le meilleur outil. Nous vous présentons ici les astuces pour choisir le logiciel de dématérialisation de factures le plus adapté à votre entreprise.
Qu’est-ce qu’un logiciel de dématérialisation et quels sont ses avantages ?
Un logiciel de dématérialisation est un programme informatique qui permet de gérer électroniquement et automatiquement les informations. Il est destiné à tous les services d’une société. Il est donc possible de l’utiliser pour des documents confidentiels, des factures ou des contrats. Aussi appelé GED, il sert à sauvegarder les documents d’une entreprise dans un environnement numérique sécurisé.
Un logiciel de dématérialisation de factures comme Deltic permet de réduire le risque d’erreurs, toutes les données étant automatisées. Il permet de travailler plus intelligemment grâce aux workflows numériques et de supprimer les flux papier. Un GED aide surtout à renforcer la sécurité des données de votre structure.
Un logiciel de dématérialisation vous évite les impressions sur papier qui peuvent vous coûter très cher et ont un impact négatif sur l’environnement. Un GED permet ainsi de réduire le coût de fonctionnement de votre entreprise. Le traitement des documents au format numérique nécessite peu d’énergie comparé à celui des documents papier. C’est donc une solution à privilégier par votre société pour la gestion de vos factures, car c’est un réel atout pour la comptabilité de votre entreprise.
Comment choisir le bon logiciel de dématérialisation de factures pour votre entreprise ?
Pour choisir un bon logiciel de dématérialisation, vous devez évaluer vos besoins et identifier les fonctionnalités indispensables pour votre entreprise. Avant toute chose, le logiciel doit bien sûr être en conformité avec la réglementation en vigueur.
Pour une gestion optimale, l’outil doit favoriser une prise en main facile et rapide. Il doit pouvoir s’intégrer à vos outils existants. Vous devez aussi tenir compte de son degré d’automatisation.
Un bon logiciel dispose généralement d’une plateforme d’accompagnement. La disponibilité et la réactivité du service client sont nécessaires. Enfin, un bon logiciel de dématérialisation doit avoir un outil d’analyse et un tableau de bord afin de vous permettre de mieux piloter vos opérations de facturation.
Prenez en compte certains facteurs avant de faire votre choix
Certains critères peuvent vous aider à faire votre choix parmi les différents logiciels de dématérialisation disponibles sur le marché. Un bon outil de gestion doit être accessible n’importe où et à tout moment. Cela vous permettra de gérer vos documents de facturation aussi bien au bureau que lorsque vous télétravaillerez. Il doit être aussi utilisable sur tout type d’appareil (ordinateur, portable…).
Un bon logiciel doit pouvoir optimiser la traçabilité des documents et le processus de gestion. Cela garantit une sécurité maximale dans la gestion des finances. Un autre facteur important est l’aspect collaboratif. Un bon outil de gestion doit intégrer un portail numérique qui facilite les interactions avec vos collaborateurs.
Enfin, la personnalisation est capitale pour un logiciel de dématérialisation. Cela vous permettra de l’adapter aux besoins spécifiques et à la taille de votre entreprise.