Toute entreprise se doit de soigner son image auprès de sa clientèle. Pour cela, il est primordial d’offrir un accueil téléphonique d’entreprise de qualité. C’est au téléphone que vos clients prennent souvent contact avec vous pour la première fois. C’est aussi via un appel téléphonique que vous établissez le contact avec vos prospects. La première impression doit être vraiment la bonne pour fidéliser vos clients et rassurer vos prospects. Voici quelques impératifs à adopter pour bien assurer l’accueil téléphonique de votre entreprise.

Prioriser la communication à double sens

L’accueil téléphonique d’une entreprise est un outil de communication qui vous permet de véhiculer la meilleure image. Cet outil intègre entièrement votre stratégie marketing dans le sens qu’il vous permet de mieux connaître les attentes de vos clients afin de mieux les satisfaire. Il est donc primordial d’assurer la qualité de votre accueil téléphonique. Pour cela, la communication à double sens est une solution efficace. Il est avant tout question d’écoute pour éviter les malentendus et les mauvaises interprétations. Entre les attentes du client, les informations que vous lui fournissez, la manière dont vous vous y prenez et ce qu’il reçoit de son côté, il peut parfois y avoir un important écart. Pour éviter cela, vous devez maîtriser l’art de l’écoute téléphonique.

Les étapes d’un accueil téléphonique de qualité

  1. Un délai d’attente minimum

Un client qui appelle est souvent pressé d’obtenir des réponses à ses questions. Il a très peu de patience en réserve. Le bon accueil téléphonique décroche aussitôt que possible et au plus tard avant la quatrième sonnerie. Un télésecrétariat d’entreprise réactif donne toujours une bonne image à votre entreprise.

  1. Une présentation soignée

Le bon accueil téléphonique commence toujours par une présentation de la société. Le secrétaire standardiste fournit cette information de manière claire et distincte, avant de donner la formule de courtoisie classique « Bonjour Monsieur/Madame. Que puis-je faire pour vous ? »

  1. Une écoute attentive et intéressée

S’il est vrai que le standard téléphonique est habitué à recevoir des appels récurrents, votre secrétaire standardiste doit toujours être attentif aux besoins de vos clients. Une écoute active et empathique est la clé d’un accueil téléphonique efficace.La bonne gestion relation client passe avant tout par une prise en compte claire des besoins réels du client afin de lui trouver une solution adéquate. Et attention, même s’il s’agit d’un appel téléphonique, votre interlocuteur le sent lorsque vous ne prêtez pas attention à ce qu’il dit.

  1. Un traitement rapide de la requête

Pour rassurer le client de l’attention que vous lui accordez, une reformulation brève de sa requête s’impose. Dès lors que les informations nécessaires sont disponibles, vous n’attendez pas longtemps pour lui faire un retour. Au besoin, vous transférez rapidement l’appel vers un tiers responsable qui serait plus à même de résoudre ses problèmes. Dans le cas contraire, vous prenez note de son message en lui promettant d’y donner suite rapidement.

  1. Un respect absolu

Que ce soit tout le long de l’appel téléphonique ou au moment de prendre congé, la politesse est indispensable.