Une facture est une pièce justificative résultant d’une vente ou d’une prestation de services. Un professionnel qui établit sa facture doit faire figurer sur le document des informations obligatoires, exigées par la loi.

Compte tenu de l’importance de l’élaboration d’une facture en bonne et due forme, voici tout ce que vous devez savoir sur vos obligations concernant la facturation.

Sous quelle forme doit être établie la facture ?

La facture est un document détaillant la prestation de services réalisée par un professionnel ou les marchandises qu’il a vendues. Sa forme est régie par le code du commerce et doit respecter les obligations suivantes :

  • Elle doit être établie en langue française
  • Elle doit être éditée en deux exemplaires, la facture originale qui est destinée au client et la copie pour le professionnel
  • Elle doit enfin faire mention des informations obligatoires exigées par le code du commerce.

Une entreprise localisée en France doit utiliser l’euro comme monnaie d’établissement de la facture.

Mais elle peut, sous l’accomplissement de certaines conditions, établir la facture en langue étrangère et en utilisant une devise étrangère. La devise doit néanmoins être une devise reconnue internationalement et être convertible. Lors de la comptabilisation de la facture cependant, l’opération doit être enregistrée en euros.

Si l’entreprise établit sa facture dans une langue autre que le français, l’Administration se réserve le droit d’exiger à l’entreprise la traduction de la facture, certifiée par un traducteur juré, lors des contrôles fiscaux.

Quels sont les types d’informations obligatoires à préciser sur la facture ?

C’est le code du commerce qui régit les mentions obligatoires devant figurer sur une facture professionnelle :

  • L’identifiant du professionnel ou de l’entreprise et de son client ;
  • La date de la facturation
  • La référence de la facture (numéro)
  • La désignation des produits vendus ou des services effectués, en plus des quantités et du prix de vente unitaire hors TVA,
  • Les réductions de prix accordées lors de la vente ou de la réalisation des services
  • Le ou les taux de TVA applicables
  • Le montant de la TVA
  • Le montant total dû par le client hors TVA puis toutes taxes comprises TTC
  • Les conditions relatives au paiement
  • Le montant des indemnités forfaitaires en cas de retard de paiement

Depuis le 1er octobre de l’année 2019, le code du commerce exige deux nouvelles mentions obligatoires de la facture :

  • L’adresse de facturation de l’entreprise et du client, si elle est différente de leurs adresses
  • La référence du bon de commande (numéro), si le client l’a préalablement établi

Les infractions des obligations relatives aux mentions obligatoires de la facturation font l’objet d’une sanction administrative, régie par l’autorité responsable de la consommation et de la concurrence. Le montant de la sanction peut être à hauteur de 75 000 euros, pour une personne physique, et même 375 000 euros pour une personne morale.

Les règles de référencement des factures

Une facture en bonne et due forme établie par une entreprise doit être référencée, par le biais d’un numéro. Ce dernier ne doit pas être attribué au hasard.

La règle à suivre pour l’attribution du numéro d’une facture est simple : il doit être unique et suivre une séquence chronologique continue. Vous pouvez utiliser des lettres et des chiffres pour constituer le numéro de vos factures. Les types de numéros couramment utilisés sont « année-numéro » et « année-mois-numéro ».

Le code du commerce exige également que le numéro figure sur chacune des pages de la facture, si elle comporte plus d’une page.

Les mentions à préciser sur l’identifiant des parties

Plusieurs informations concernant l’entreprise qui établit la facture doivent figurer sur la facture de vente, informations qui doivent permettre l’identification du vendeur :

  • S’il s’agit d’un micro entrepreneur, les informations à indiquer sont son nom, prénom et le cas échéant le nom commercial de la micro entreprise.
  • S’il s’agit d’une société, les informations à préciser sont la dénomination sociale, la forme juridique, le montant de son capital social, et le numéro SIREN ou SIRET
  • S’il s’agit d’un commerçant, les informations à indiquer sont le numéro RCS (numéro d’immatriculation)
  • S’il s’agit d’un artisan, les informations à préciser sont le numéro relatif à l’inscription au répertoire des métiers et le chiffre désignant la CMA compétente
  • L’adresse du vendeur, quelle que soit la forme de l’entreprise, doit tout aussi bien figurer sur la facture.

Les informations suivantes, relatives à l’acheteur, doivent également être mentionnées dans la facture :

  • La dénomination sociale de l’entreprise ou le nom de l’acheteur s’il s’agit d’un particulier
  • L’adresse du siège social de l’entreprise ou du domicile de l’acheteur si c’est un particulier

Les mentions suivantes sont également à préciser dans la facture, dès lors que le vendeur est une entreprise qui se trouve dans l’obligation de souscrire une assurance pour couvrir ses activités artisanales :

  • L’assurance que l’entreprise a souscrite
  • Les coordonnées du garant ou de l’assureur
  • Les garanties et la couverture géographique de l’assurance.

Dans le cas de l’établissement d’une facture par une entreprise en liquidation, la mention « société en liquidation » doit également figurer sur la facture, après sa dénomination sociale.

Les mentions concernant la vente ou la prestation de services réalisée

Il est obligatoire d’indiquer sur la facture établie par un professionnel la désignation précise de chacun des produits qui ont déjà été vendus ou encore des services facturés. De ce fait, les mentions suivantes sont à inscrire dans la facture :

  • Pour chaque produit : la nature, les caractéristiques, la référence, le prix unitaire hors TVA et la quantité vendue
  • Pour chaque service facturé : la nature, les caractéristiques, la référence, le taux horaire hors TVA ou le prix unitaire hors TVA, la quantité facturée. La main d’œuvre et les matériaux fournis doivent être bien séparés dans la facture.

La quantité vendue peut être exprimée selon l’unité utilisée par l’entreprise (unité de produit ou de service, poids, volume ou taux horaire)

Les mentions se rapportant à la TVA

La facture établie doit obligatoirement faire mention du numéro individuel d’identification à la TVA du professionnel qui l’a établie. Cette obligation concerne toute facture d’un montant total à 150 euros hors TVA minimum.

L’entreprise doit également mentionner le taux applicable pour la détermination du montant de la TVA. Si la facture concerne plusieurs opérations dont les taux de TVA sont différents, il incombe au professionnel d’indiquer pour chaque type de produit vendu ou de service réalisé le taux de TVA y afférent.

Ensuite, le montant total de la TVA doit être calculé et mentionné dans la facture.

Des mentions spécifiques peuvent également être obligatoires dans la facture dans certains cas, comme la mention :

  • « TVA non applicable, article 293 B du CGI », si le professionnel est en franchise en base de TVA.
  • « Article 44 de la directive 2008/8 » ou « TVA dues par le preneur, article 283-2 du CGI » si le professionnel facture une prestation de service à un client situé dans un pays autre que la France, mais appartenant à l’Union européenne et s’il est assujetti à la TVA du pays du client
  • « Exonération de TVA, article 262 ter, I du CGI » si la facture concerne une livraison intracommunautaire qui se trouve être exonérée de TVA.

Les mentions relatives au mode de paiement de la facture

Pour les différentes factures contractées et établies par une entreprise, les modalités de paiement, discutées préalablement avec le client, doivent être indiquées dans le document. Les informations suivantes sont donc obligatoires :

  • La date limite du paiement (si l’entreprise a accordé une facilité de paiement)
  • Les modes de paiement acceptés (espèces, chèques, lettres commerciales, etc.)
  • Le cas échéant, les conditions relatives à l’escompte pour un paiement anticipé, ou la mention « Pas d’escompte accordé en cas de paiement anticipé »

Il est tout de même bon de savoir que les règles se rapportant aux délais prévus pour le paiement accordé entre professionnels sont régies par le code du commerce.

Pour prévoir l’éventualité d’un retard de paiement de l’acheteur, la facture doit obligatoirement indiquer :

  • Le taux applicable pour le calcul des pénalités de retard, qui est également encadré par le code du commerce. Le professionnel n’a pas besoin de faire une relance ou une mise en demeure pour exiger lesdites pénalités.
  • L’indemnité forfaitaire de recouvrement, applicable uniquement que sur les clients professionnels qui se retrouvent dans une situation de retard de paiement. En principe, cette indemnité est à hauteur de 40 euros. Mais elle peut être supérieure dans le cas où les frais relatifs au recouvrement que vous supportez seraient supérieurs à cette valeur.