L’organisation d’événements est indissociable d’une entreprise. En effet, il s’agit d’un temps fort permettant de rassembler ses collaborateurs et d’avoir un impact positif sur ses salariés. Toutefois, en ces temps de crise, il faut adapter les moyens mis à disposition avec l’organisation de vos événements professionnels.
Les 3 piliers importants de l’organisation de séminaires
Favoriser le port du masque
Que ce soit à la journée ou à la demi-journée, il est impératif de porter le masque dans la location de salle de réunion ou dans l’auditorium. Que ce soit un masque en tissu, chirurgical ou FFP2, il faut protéger vos collègues.
C’est même l’occasion de transformer cette contrainte en quelque chose de plus positif et agréable. Vous pouvez organiser des animations autour du masque par exemple ou jouer sur les mots pour que les participants puissent adopter les mesures préventives plus facilement.
Vous pouvez organiser un concours du plus beau masque ou de celui le plus moche. Vous pouvez également instaurer un masque à thème ou encore un masque à message !
Partager du gel hydroalcoolique
Il est important de mettre à disposition des salles de séminaire du gel hydroalcoolique à l’entrée, afin que les convives puissent garder les mains propres. Aussi, vous devez en installer sur toutes les tables de réunion. Bien évidemment, n’oubliez pas le spray désinfectant afin de nettoyer le vidéoprojecteur, les stylos, les tables ou les autres matériels.
La distanciation sociale
Généralement, en ces temps de crise, il est recommandé de concevoir une réunion en petit comité et de louer des salles qui peuvent accueillir votre groupe. Cela est important pour maintenir une distance physique entre chaque participant. Heureusement, les salles de coworking équipées mettent en place des dispositifs pour garantir le respect de la distanciation sociale, surtout en ce qui concerne les configurations et la capacité d’accueil.
Louer une salle en toute sérénité
Certes, il est impératif de dénicher un lieu idéalement situé et atypique, pouvant accueillir la totalité de vos invités ou encore, offrant un cadre idéal et cosy selon vos besoins. Toutefois, faites attention à limiter au maximum le matériel qui y sera partagé avec des bouteilles d’eau par personne ou encore des bloc-notes pour chaque participant.
Bien évidemment, pour les collaborateurs ne pouvant pas être présent dans l’espace de coworking, il existe des outils collaboratifs comme Teams ou Zoom pour tout suivre. Cela permettra à chaque personne de suivre l’évolution du meeting, de donner leurs avis et surtout de garder un lien avec la totalité des collègues.
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Ce qu’il faut prévoir dans une salle réunion
Au-delà de toutes ces dispositions inhérentes à l’organisation de séminaires, n’oubliez pas que la location de salle pour votre séminaire d’entreprise, doit respecter la présence de certains équipements :
- Le tableau blanc ou le paper-board,
- L’accès wifi,
- La sonorisation,
- L’écran de projection et le
- Vidéo-projecteur… Dans l’idéal, une salle pouvant laisser passer la lumière du jour est parfaite.
Il est important de trouver le lieu idéal mais aussi que la salle de conférence soit dotée de ces équipements pour que le séminaire soit réussi !
Et si on optait pour le digital pour vos séminaires ?
A condition que chaque participant ait une connexion haut-débit, il est tout à fait possible pour vos collaborateurs d’organiser un séminaire par visioconférence. Certes, ce n’est pas pareille à la location de salles, mais cela permet de ne pas perdre du temps.
Une fois que chaque participant sera en ligne, il est possible de commencer la réunion.
L’avantage, c’est que vous ne risquerez pas la contamination et vous terminerez votre travail. Vous gagnerez aussi de l’argent, car vous n’aurez pas à louer une grande salle ou plusieurs salles pouvant accueillir vos invités.