Dans la majorité des cas, lorsqu’une entreprise est en forte croissance, ses locaux ne suffisent plus afin de stocker ses données et ses archives, et donc en gros, ses archives. Toutefois, l’archivage des documents est indispensable dans la vie d’une entreprise. En guise d’alternative, vous pouvez collaborer avec une entreprise d’archivages bien fiable. Mais alors, qu’est réellement un stockage d’archives ? Pourquoi opter pour une entreprise d’archivage ?Et comment bien choisir la société avec qui collaborer ? Découvrez tout ce qu’il faut connaître sur l’entreprise de sauvegarde d’archives.

Qu’est-ce que le stockage des archives d’une entreprise ?

Sachez que toute entreprise se voit dans l’obligation et la nécessité économique de conserver la majorité de ses données et documents. Qu’il s’agisse de stockage virtuel ou physique, il doit pouvoir résister avec le temps. Nous tenons à préciser que les archives de votre entreprise sont les documents étant déjà passés par les deux phases de leur vie : les dossiers vivants et intermédiaires.

En termes de stockage des archives d’une entreprise, vous pouvez trouver 2 formes d’archivage bien distinctes. La connaissance de ces deux volets vous aidera dans votre choix d’entreprise d’archivage au moment voulu.

Le stockage des archives numériques

Vous pourrez effectuer un rangement sûr et efficace de vos archives numériques. Afin de bien réaliser le choix du support adapté à vos besoins, vous devez bien déterminer :

  • La taille des informations à stocker.
  • La fréquence de consultation et d’utilisation des données.
  • La vitesse d’accès aux informations.
  • La politique de sécurité de votre société.
  • Et la capacité de stockage du support.

Vous pouvez également utiliser divers supports afin de stocker numériquement vos documents et données. Vous pouvez notamment utiliser :

  • La bande magnétique : elle est fiable, peu coûteuse, et de grande capacité. Toutefois, l’accès aux données via une bande magnétique est un peu long.
  • Le disque dur SDD ou HDD : cette alternative est la plus utilisée par les sociétés. En effet, son rapport qualité-fiabilité-prix est plutôt intéressant.
  • Le Cloud : cette alternative est également pratique et pas très chère. Néanmoins, la localisation des informations peut être incertaine, et il n’y a presque pas de garantie sur leur perte.
  • Les serveurs NAS et disques réseaux : ils sont intéressants pour le stockage de données volumineuses et de données stratégiques.
  • Le File Transfer Protocol (FTP) : il est réservé à un rangement de données à distance.

Le stockage des archives physiques

Ce genre de sauvegarde dépendra de la durée légale de conservation des documents à stocker :

  • Les documents commerciaux : 2 à 5 ans.
  • Les documents fiscaux : 6 ans.
  • Et les documents comptables : 10 ans à partir du moment de la clôture de l’exercice comptable.

Pour une conservation durable des archives physiques de votre société, vous devez :

  • Stocker ces documents à l’abri de l’humidité et de la lumière.
  • Prendre des mesures de qualité et de sécurité pour le lieu de conservation.
  • Utiliser un lieu de stockage bien ventilé.
  • Choisir des matériels de conservation adaptés à vos documents : conteneurs, armoires de rangement, ou étagères.
  • Disposer d’un local avec une température environnante de 18 °c.
  • Et placer des rayonnages ne touchant pas le plafond du local.

Si vous souhaitez collaborer avec une entreprise de stockage d’archives, il faut qu’elle dispose d’un local respectant les normes, c’est-à-dire :

  • Un local en pierre, avec un sol en béton, une charpente en métal, et une façade en bardage.
  • Un bâtiment de conservation assez éloigné des zones d’habitation.
  • Et un local muni de détecteurs de fumées, de portes coupe-feu, de murs, d’alarmes anti-intrusions, et d’extincteurs.

Pourquoi souscrire aux services d’une société d’archivage ?

Le fait de collaborer avec une entreprise de stockage d’archive est très bénéfique pour votre société. En effet, cette solution est indispensable si vos locaux ne disposent pas d’emplacements adaptés pour vos documents. Mais en plus de ranger et garder vos dossiers importants, certaines entreprises proposent même de vous aider dans leur gestion et leur classement, ce qui vous dispensera d’un très long travail.

En gros, une entreprise de stockage d’archives contribuera à préserver la mémoire de votre société. Elle contribue également à :

  • L’amélioration et l’optimisation de l’organisation et des procédures de l’archivage.
  • Au développement des conditions les plus optimales pour stocker vos documents.
  • Et à la création d’outils de gestion et de nouvelles procédures, pour mieux gérer vos archives.

Afin de mieux vous éclairer, nous tenons à vous expliquer la différence entre une entreprise de sauvegarde d’archives et une société d’archivage.

L’entreprise d’archivage

Sachez qu’en faisant appel aux services d’un professionnel de l’archivage, vous sollicitez des services de :

  • Stockage.
  • Rangement.
  • Et triage de vos documents.

Ainsi, l’entreprise d’archivage vous permettra d’avoir des documents parfaitement classés et rangés. Vous pourrez ainsi retrouver facilement chaque dossier en cas de :

  • Litige devant les tribunaux.
  • Contrôle par l’administration.
  • Et consultation régulière ou irrégulière.

Sachez qu’il n’y a pas plus intéressant que des documents bien rangés dans un local bien adapté.

La société de stockage d’archives

D’un autre côté, le stockage des archives est le fait de les entreposer au sein d’un local de l’entreprise avec laquelle vous collaborez. Pour ce faire, vous aurez besoin d’un bâtiment assez grand pour :

  • Recevoir les nouveaux documents à chaque période bien déterminée.
  • Les protéger des dégâts de l’environnement.
  • Et les rendre assez accessibles.

Les avantages d’externaliser le stockage de ses documents

En externalisant la conservation des archives de votre société, vous pourrez :

  • Dégager du temps pour que votre personnel puisse se concentrer sur des tâches plus importantes.
  • Réduire vos besoins en ressources budgétaires et humaines.
  • Assurer la disponibilité et l’accessibilité à vos archives.
  • Profiter d’une surveillance des documents à chaque instant.
  • Obtenir des box adaptés à vos types de dossiers.
  • Bénéficier d’un entreposage et d’une réception de qualité.
  • Et assurer la bonne conservation et la sécurité des dossiers importants de votre société.

Sachez que l’externalisation de votre stockage d’archives peut être à la fois plus économique et plus performante, si vous trouvez une entreprise fiable avec qui collaborer.

Quels sont les critères à prendre en compte afin de bien choisir son entreprise de stockage d’archives ?

La sécurité de vos documents se reposera entièrement sur le savoir-faire et le sérieux de votre société de stockage d’archives. C’est pour cette raison que nous vous conseillons de bien étudier les critères suivant, avant d’effectuer votre choix final.

La spécialisation de la société à l’archivage

Puisque chaque document de votre entreprise est d’une très grande importance, nous vous conseillons de collaborer uniquement avec une société d’archivage spécialisée dans ce domaine. Grâce à cette collaboration spécifique, vous bénéficierez de :

  • Un lieu de conservation sécurisé.
  • Un local de stockage bien adapté à vos archives.
  • Et un conditionnement correspondant à vos documents.

Par ailleurs, dans le domaine des entreprises, il existe des conditions et normes régissant le stockage des documents et archives d’une société bien déterminée. En collaborant avec une entreprise spécialisée dans l’archivage, vous pouvez être sûr d’avoir un service respectant ces normes.

La réactivité du prestataire

Le fait de confier ses documents à une entreprise de stockage d’archives est bien évidemment une alternative très intéressante, mais votre prestataire est-il réactif ? En effet, la réactivité de votre collaborateur est indispensable pour que vous puissiez consulter chaque papier dont vous avez besoin quand vous le souhaitez. Il est évident que ce n’est pas très pratique de devoir attendre plus d’une semaine afin de consulter ses archives.

En moyenne, un prestataire réactif ne mettra que 12 à 48 h pour la recherche et la présentation du document dont vous avez besoin. Pour ce faire, il faut la mise en place d’un système de rangement et de classement bien organisé. En bref, une société d’archivage doit pouvoir répondre à ce genre de demande dans les plus brefs délais.

La personnalisation des offres de l’archiviste

Sachez que plusieurs prestataires proposent des offres d’archivage de documents des entreprises. Mais une société proposant une personnalisation de ses offres en fonction de vos besoins sera plus intéressante. Bien évidemment, vous aurez besoin d’un prestataire fiable, puisqu’il prendra en main vos archives.

Afin de vous assurer que le prestataire compte adapter ses offres à vos demandes, il doit s’intéresser un peu plus aux activités de votre société, et vous poser plusieurs questions sur vos besoins. Ce genre de prestataire n’hésitera également pas à demander votre avis sur le processus de sauvegarde qu’il souhaite appliquer à vos dossiers.

La sécurité des locaux de l’archiviste

Assurez-vous bien que le prestataire dispose de locaux bien sécurisés. En effet, vos archives ne doivent pas être accessibles à n’importe qui. Si une petite partie de vos documents se perd, vous perdez gros. C’est la raison pour laquelle vous devez choisir un archiviste organisé disposant d’un local bien sécurisé.

Vous devez bien connaître l’endroit exact où sont rangés vos dossiers. Vous devez également connaître le pays d’où vient votre prestataire. Néanmoins, nous tenons à souligner que les documents relatifs à vos opérations fiscales ne doivent pas être stockés en dehors du territoire européen.

La nature de l’hébergement du prestataire

Sachez que pour le processus de sauvegarde de vos documents, il existe plusieurs solutions au choix, à savoir :

  • Le Cloud : ce processus de stockage sera facturé en fonction de l’espace occupé par vos archives. Toutefois, le Cloud n’est pas très sécurisé.
  • L’hébergement local : cet autre type de sauvegarde est très intéressant. En effet, votre prestataire pourra contrôler les personnes qui auront accès à vos documents.
  • Les tiers-archiveurs : ces prestataires s’occuperont entièrement de l’organisation et le stockage de vos archives. Les tiers-archiveurs s’engagent notamment à :
    • La protection de vos dossiers.
    • La durée du processus de sauvegarde.
    • La possibilité de restituer ces archives à votre entreprise.
    • Et la mise à disposition de ces documents aux personnes autorisées de votre société.

Ainsi, un prestataire peut vous proposer un mode de sauvegarde bien déterminé. Vous pourrez ainsi choisir plus facilement quelle méthode de stockage vous convient, et donc avec quel prestataire collaborer.

L’espace de stockage disponible chez le prestataire

Ce critère de choix est également très important. Afin de bien choisir votre entreprise de stockage d’archives, assurez-vous que l’espace de sauvegarde proposé par votre archiviste corresponde très bien aux besoins de vos dossiers.

Le garde-meuble

Afin de vous orienter dans vos choix, sachez qu’il faut un espace de conservation de :

  • 0.8 m2 et 1.5 m3 pour stocker environ 5 cartons.
  • 1.5 m2 et 3 m3 pour ranger environ 10 cartons.
  • 2.3 m2 et 4.5 m3 pour conserver environ 15 cartons.
  • 3 m2 et 6 m3 pour le rangement d’environ 20 cartons.
  • 3.8 m2 et 7.5 m3 pour la sauvegarde d’environ 25 cartons.
  • Et 4.2 m2 et 9 m3 pour la conservation de 30 cartons.

Ces différentes tailles correspondent notamment à un système de sauvegarde utilisant des garde-meubles. Toutefois, sachez que l’accès aux archives rangées avec ce type de processus est assez compliqué. Les garde-meubles vous permettront plutôt de ranger vos documents bien scellés afin d’éviter leur dégradation et leur perte.

Le self-stockage

Ce second processus de sauvegarde de documents est plus intéressant, puisqu’il vous permettra de participer à la gestion et au contrôle de vos archives. Votre entreprise peut ranger ses dossiers comme il le souhaite, et vous aurez accès à ces unités de rangement.

Si vous préférez ce genre de conservation, assurez-vous que l’espace de rangement proposé par le prestataire est suffisamment grand pour accueillir tous les dossiers que vous comptez y ranger chaque période.

Les mobiliers d’archivage utilisés par l’archiviste

Ce critère est également d’une très grande importance. Sachez que vous aurez notamment besoin de mobiliers d’archivage :

  • Sécurisés.
  • Faciles d’accès.
  • Pratiques, en termes de classement des archives.
  • Et suffisamment grands pour vos documents.

La durée de conservation autorisée par le prestataire

Sachez également que certains archivistes proposent une durée limitée de sauvegarde des archives d’une société donnée. Vous devez vous assurer que cette durée corresponde très bien à celle des normes.

En bref

Le fait de collaborer avec un professionnel de conservation des archives est une solution très pratique pour toutes les entreprises, quel que soit son secteur d’activité, bien que la sauvegarde électronique de données puisse être également pratique. Toutefois, vous allez confier vos dossiers hyper importants à un tiers, vous devrez ainsi bien le choisir. Il existe plusieurs critères de choix d’un prestataire, mais quoi qu’il en soit, assurez-vous que ses services répondent à vos besoins, et correspondent aux normes préétablies par la loi.