Le RGPD reconnaît le DPO comme étant un acteur clé dans la facilitation du respect de la réglementation. Sa nomination est donc obligatoire pour toutes les autorités publiques et de nombreuses organisations privées. Même dans les cas où le RGPD n’exige pas expressément la nomination d’un délégué à la protection des données, il est vivement recommandé de faire preuve de bonne pratique et de démontrer sa conformité en optant pour un DPO externalisé.

Les rôles d’un DPO

De nombreuses organisations, en particulier les plus petites, peuvent trouver que les responsabilités du DPO constituent un défi, compte tenu de l’ampleur des connaissances requises sur les opérations de traitement et de sécurité des données et de la connaissance requise sur les aspects juridiques du RGPD. Le règlement permet aux organisations de sous-traiter le rôle de DPO à un fournisseur externe. Compte tenu de la rareté des personnes qui peuvent assumer les responsabilités du DPO, l’externalisation de ce poste peut aider votre organisation à répondre aux exigences de conformité du RGPD tout en restant concentrée sur vos activités principales.

Les avantages d’un DPO externe

Faire appel à un DPO externe est une solution pratique et rentable pour atteindre la conformité RGPD. D’une part, cela n’entraine aucun conflit d’intérêts entre le DPO et d’autres activités commerciales, mais cela permet également d’appliquer des meilleures pratiques pour atteindre et maintenir la conformité avec le RGPD. De plus, un DPO externalisé et plus rentable par rapport à une nomination interne.

Comment fonctionne un DPO externe

Les DPO externalisés travaillent généralement dans des agences spécialisées dans ce domaine. Ces dernières effectuent une analyse à distance des RGPD du site Web ainsi que de toutes les opérations de l’entreprise. Un rapport est ensuite envoyé au client. Ce document détaille les actions qui sont essentielles, les actions recommandées et les actions facultatives.

En cas de violation de données, vous devez toujours l’enregistrer dans votre registre de violation de données. Si un volume important de données est concerné, ou si les données sont non chiffrées ou sous forme papier, vous devez contacter le DPO externe pour avoir des conseils sur la procédure à suivre. Qu’il travaille en interne ou en externe, il doit fournir des conseils et une orientation sur les réponses aux demandes d’accès aux données émanant des personnes concernées. En effet, il peut parfois être difficile de savoir si vous devez répondre à une demande d’accès aux données et, le cas échéant, quelle quantité de données vous devez fournir à la personne à l’origine de la demande. En outre, le DPO peut également servir de point de contact avec les autorités de protection des données pour toutes les questions relatives au RGPD. Il agit comme intermédiaire entre vous et le bureau du Commissaire à l’information pour toutes les questions liées au RGPD.

Contrôle de la conformité avec le RGPD

Le DPO externalisé vous assiste dans la collecte d’informations pour identifier les activités de traitement des données à caractère personnel, pour vérifier la conformité du RGPD à vos activités de traitement et fournir des conseils sur les meilleures pratiques en matière de conformité au RGPD. Pour de nombreuses entreprises, un DPO externe peut constituer l’option la plus appropriée. Ce n’est pas une fonction réservée aux particuliers et une entreprise peut faire appel à un DPO externalisé. Ce dernier peut disposer de ressources supplémentaires, d’une assurance de responsabilité professionnelle, d’une meilleure exposition à des projets similaires et donc d’une expertise accrue. Toutefois, le bureau du DPO externe doit désigner un contact principal pour un client donné. Tout comme une société d’audit, l’agence RGPD doit désigner une personne spécifique comme responsable d’une relation de compte client particulière.