Le livre de paie et le journal de paie sont deux documents pouvant être rencontrés au sein d’une entreprise qui a des salariés. Ils sont extrêmement utiles pour gérer la paie de vos employés, cela fait partie des missions d’administration à assurer. Mais plus concrètement, à quoi sert le journal de paie et livre de paie au sein d’une entreprise ? Découvrez tout ce qu’il faut savoir sur ces deux documents de gestion de paie des employés.

Le livre de paie : qu’est-ce que c’est et à quoi sert-il ?

La définition

Le livre de paie est un document dans lequel figurent toutes les informations inscrites sur les bulletins de paie de vos employés. Il peut s’agit d’un document numérique, ou d’un document physique à la fois côté et paraphé. En général, le livre de paie est un cumul par ligne de tous les bulletins. Toutefois, la loi du 2 juillet 1998 n’oblige plus les entreprises à établir un livre de paie. Une version double de chaque bulletin de salaire suffira largement.

Mais si vous souhaitez tout de même établir un livre de paie, sachez que ce document peut être :

  • Détaillé. Dans ce cas, vous pourrez conserver toutes les données existantes sur les bulletins de salaire de vos employés.
  • Ou récapitulatif. Ce type de livre de paie ne va reprendre que les grandes lignes des bulletins de paie. Il s’agira ainsi d’une sorte de résumé de chaque bulletin.

Bulletin de paie : qu’est-ce que c’est ?

Afin de bien comprendre le livre de paie, vous devez assimiler le concept de bulletin de paie. Il s’agit d’un document matérialisant la relation existante entre votre entreprise et chaque salarié. Et nous tenons à préciser que le bulletin de paie est un document obligatoire. Vous devez le remettre à chaque employé après une période bien déterminée.

Un bulletin de paie doit contenir :

  • Toutes les coordonnées de votre entreprise : raison sociale, N° Siret, adresse, Urssaf destinataire des cotisations sociales, et code d’identification de votre activité.
  • Les coordonnées de l’employé concerné : nom, numéro de Sécurité sociale, adresse, fonction.
  • Le salaire brut du salarié.
  • Son salaire net.
  • La date de versement de cette rémunération.
  • Les montants des cotisations fiscales et sociales dues aux caisses concernées (retraite, Sécurité sociale, assurance chômage, etc.).
  • Et les montants exonérés.

À quoi sert le livre de paie ?

Bien qu’il ne soit pas obligatoire, le livre de paie vous permettra d’avoir un récapitulatif annuel détaillé ou global des informations issues des bulletins de salaire de vos employés (total brut, total des heures, CRDS/CSG, etc.). Cela vous permettra alors d’assurer une meilleure gestion de la comptabilité de votre entreprise vis-à-vis de vos salariés. Nous tenons à préciser que le service des ressources humaines ou le service comptable de votre société s’occupe de la gestion de la paie. Et le livre de paie facilitera considérablement une partie de leurs missions.

Le journal de paie : qu’est-ce que c’est et à quoi sert-il ?

Le journal de paie n’est pas à confondre avec le livre de paie. En fait, ce second document est un document comptable auxiliaire, tout comme le journal des ventes, le journal des achats, et le journal de banque de votre entreprise. Le journal de paie sert principalement à l’enregistrement de tout mouvement financier relatif aux rémunérations de vos salariés.

Ainsi, le journal de paie de votre société doit contenir :

  • La date de l’opération.
  • Le numéro et le libellé du compte.
  • Le montant et le libellé de l’écriture.
  • Et le numéro de pièce.

En général, les éléments d’un journal de paie se présentent de manière chronologique. Sachez que le journal de paie n’est également pas obligatoire au sein d’une entreprise. En effet, une grande partie des écritures de paie est déjà inscrite dans le journal des opérations diverses de la société.

La comptabilisation de la paie

Sachez que vous devez saisir vos écritures de paie dans le journal comptable auxiliaire réservé aux rémunérations, il s’agit du journal de paie. En général, il s’agit d’une saisie de 3 parties d’écritures.

La comptabilisation du salaire net

Pour cette partie, vous pouvez soit détailler les charges soit simplifier la saisie. Afin d’établir des informations détaillées, vous devrez débiter de nombreux comptes relatifs à la rémunération de votre personnel :

  • Primes et gratifications (6413).
  • Salaires et appointements (6411).
  • Congés payés (6412).

Vous devez ensuite créditer un compte (personne, rémunération due).

Par contre, pour simplifier la comptabilisation, vous devez créditer le compte « personne – rémunérations dues » et débiter le compte « rémunération du personnel » (641). Nous tenons à préciser que le salaire net de chaque salarié est celui indiqué dans le compte 421. Et vous devez l’indiquer sur son bulletin de salaire (en bas).

La comptabilisation des charges patronales

Elle doit se faire en 2 parties :

  • Premièrement, vous devez effectuer la comptabilisation des cotisations Urssaf patronales. Pour ce faire, débitez le compte « cotisations à l’Urssaf » (6451) et créditez le compte « Sécurité sociale » (431).
  • Ensuite, vous devez effectuer l’écriture comptable des autres charges patronales (Assedic, etc.). Pour ce faire, débitez et créditez également les comptes correspondants.

Nous tenons à préciser que vous pouvez subdiviser cette comptabilisation. Toutefois, l’architecture doit respecter les normes, et vos écritures doivent toujours être bien équilibrées.

La comptabilisation des charges salariales

Pour cette autre partie des écritures de paie, vous devrez créditer de multiples comptes :

  • Mutuelles (4372).
  • Sécurité sociale (431).
  • Caisse de retraite et de prévoyance (4373).
  • Prélèvement à la source (4421).
  • Et autres organismes sociaux (4378).

Il pourrait y avoir des subdivisions de compte si vous utilisez un logiciel comptable pour saisir vos écritures de paie. Ainsi, si votre entreprise dispose de deux caisses de retraite, utilisez respectivement la 43731 et la 43732.

Le regroupement et le contrôle des écritures de paie

Premièrement, vous devez fusionner les 3 groupes d’écritures précédentes afin de bénéficier d’un meilleur aperçu de la rémunération d’un employé donné. Ce regroupement vous permettra également de faire ressortir plus facilement le salaire brut de chaque salarié.

Ensuite, vous devez contrôler les écritures de paie dans le journal de paie de votre entreprise. Pour ce faire :

  • Vérifiez la remise à zéro des comptes des organismes sociaux et des employés après chaque règlement.
  • Et effectuez une comparaison des récapitulatifs des salaires dans votre livre de paie avec les comptes dédiés aux salaires (641).

Conclusion

La gestion de la paie, avec des éléments tels que le livre de paie et le journal de paie, est un aspect clé de l’administration d’une entreprise. Ces documents, bien qu’ils ne soient pas obligatoires, fournissent une structure et une transparence précieuses dans la gestion des rémunérations. Ils aident à maintenir l’ordre dans les finances liées aux salaires et assurent la conformité avec les normes comptables. Pour une gestion efficace des ressources humaines, une bonne compréhension de ces documents est essentielle et pour mieux comprendre la fiche de paie, il est utile de se référer à des ressources spécialisées.