La gestion d’un projet présente de nombreux enjeux, dont la maîtrise de la communication. Une bonne planification s’impose également en vue d’atteindre l’objectif fixé. Il ne faut pas omettre les outils d’aide à la gestion du projet. Voici comment mener à bien la gestion d’un projet.
L’importance d’utiliser des outils d’aide à la gestion de projet
Les outils de gestion de projet sont requis pour mener le projet à son terme. Ces dispositifs aident surtout à atteindre les objectifs préétablis, dans le respect des contraintes, du temps, de la qualité et du budget alloué. Encore faut-il faire le point sur les deux catégories d’outils de gestion de projet, à savoir : les outils conceptuels et les outils logiciels. Dans les deux cas, l’objectif reste le même : gérer efficacement la gouvernance des projets transverses ainsi que de toutes leurs étapes. Des outils de gestion de projet sont notamment disponibles sur le site Airsaas.io, une plateforme collaborative qui facilite les prises de décision. Le recours à ce dispositif contribue à un gain de temps non négligeable. La gestion efficace d’un projet repose sur la structuration de la gouvernance. Ainsi, quelques clics suffisent pour homogénéiser les présentations ou pour générer un reporting flash nécessaire au bon déroulement des tâches.
Créez un plan de projet avec des tâches et des délais précis
L’élaboration d’un plan de projet efficace s’opère en plusieurs étapes. Ce document se révèle incontournable pour la réussite du projet. Les tâches ainsi que les délais y sont détaillés afin de respecter l’échéance préalablement déterminée. L’équipe doit être informée des grandes étapes, des tâches à réaliser ainsi que des ressources disponibles pour réaliser le projet dans les meilleures conditions. Il s’avère tout aussi judicieux d’anticiper les éventuelles contraintes. Autrement dit, le plan de projet fait office de feuille de route ou de « plan de management de projet ». Il est rédigé conformément au cahier des charges qui met en exergue les exigences ainsi que les besoins du client.
Comment affecter les différentes tâches du projet ?
La planification et l’attribution des tâches figurent parmi les phases majeures d’un projet. Il est d’usage de créer un organigramme des tâches (Work breakdown structure ou WBS). Les divers éléments du projet y sont détaillés de manière hiérarchique. Le WBS présente un calendrier de projet où figurent toutes les tâches à accomplir suivant un ordre chronologique. Il permet une vision plus claire du travail à accomplir tout en optimisant l’efficacité de l’équipe.
L’organigramme des tâches vise à répartir les fonctions de chacun. Il s’agit également d’une excellente base de communication et de planification pour les projets ultérieurs. Un WBS se décline en trois modèles d’approches : une approche descendante, une approche ascendante et une approche combinée. Quant aux tâches proprement dites, elles seront découpées en fonction des délais, de l’objet et des domaines d’activité impliqués dans la réalisation du programme.
La communication avec vos équipes, la clé de la réussite de votre projet
La communication demeure le pilier de la réussite du projet. Elle vise à résoudre les problèmes, à apaiser les tensions, voire à éviter les conflits. L’accent sera surtout mis sur la créativité, l’innovation et les échanges d’idées. Des échanges fluides contribuent à une meilleure coordination des membres de l’équipe. Il incombe au chef de projet d’instaurer la communication par le biais de techniques éprouvées.
La porte ouverte
Le principe de « laisser la porte ouverte » signifie travailler ensemble. À travers ce geste, les dirigeants et les responsables encouragent l’esprit d’équipe ainsi que la communication. Il est ainsi plus facile de résoudre les points bloquants en temps réel. En effet, une porte close est souvent considérée comme un obstacle aux échanges.
La clarification des missions
Dès la phase de lancement du projet, le rôle de chacun doit être clairement défini. Chaque collaborateur pourra de ce fait exécuter ses tâches suivant des instructions claires, précises et compréhensibles.
L’esprit d’équipe
La réussite d’un projet repose grandement sur l’esprit d’équipe. Le chef de projet doit tout mettre en œuvre pour que chaque collaborateur se sente impliqué dans le programme. Le sentiment d’appartenance aide au développement de l’esprit d’équipe, d’où l’importance des activités sociales et amicales (team building, déjeuner collectif, évènements sportifs…).
L’entretien annuel
Il est d’usage de prévoir un entretien annuel pour que chaque collaborateur puisse émettre ses souhaits d’évolution. Il peut aussi en profiter pour faire part de ses attentes ou de ses déceptions. De son côté, le dirigeant félicitera les collaborateurs pour leurs efforts. Cette reconnaissance du travail réalisé contribue à la fluidité de la communication au sein d’une équipe, voire d’une entreprise. Le fait de communiquer la satisfaction est perçu comme un facteur de motivation.